A importância de definir um plano de ação

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A importância de um plano de ação

Alcançar grandes resultados, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade. Com certeza, esses elementos são desejados por todo profissional que busca o sucesso. Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos e ter disciplina para cumpri-los. Nessa perspectiva, elaborar um plano de ação é uma forma de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir o objetivo.

Mas o que é um plano de ação? Como seu próprio nome já diz, trata-se de um projeto em que estejam consolidadas todas as informações sobre o objetivo desejado, desde as atividades para concretizá-lo, passando pelos recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de colocadas em prática, garantindo mais assertividade e correção prévia de eventuais problemas. Um bom plano de ação pode ser até base para um planejamento estratégico.

O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. É indicado, ainda, para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizado também em outras circunstâncias. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática.

No entanto, elaborar um plano de ação exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Essa coleta poderá ser realizada por meio de uma autoanálise sobre suas capacitações profissionais e pessoais, caso você esteja interessado em utilizar a ferramenta para alavancar sua carreira. Já se sua finalidade for propor soluções para sua empresa, atas de reuniões, pesquisas, relatórios de auditoria entre outros documentos podem ser muito úteis.

Do papel para a concretização dos objetivos

Imagine que você deseja uma promoção de cargo na empresa onde trabalha ou mesmo mudar de carreira. Qual seria a melhor forma para alcançar esses objetivos? Você pode, facilmente, usar o plano de ação como seu balizador para orientar cada passo rumo ao alcance daquilo que deseja. Para exemplificar como ele funciona, imagine que você esteja no ponto X de sua carreira e queira ir para o ponto Y. O projeto o ajudará a delimitar todos os passos para fazer essa movimentação. Algumas orientações são fundamentais na elaboração eficaz desse planejamento.

Siga as etapas do plano de ação

Como todo planejamento, o plano de ação também deve ser elaborado, desenvolvido e encerrado, seguindo as etapas tradicionais: início > planejamento > execução >monitoramento> encerramento. Coloque todos os itens no papel conforme às instruções descritas nos tópicos a seguir:

Início

Como dissemos, o plano de ação exige um bom conhecimento de seu executor. Esse é o ponto inicial da sua elaboração. Reúna todas as informações possíveis sobre aquilo que deseja traçar. Estar bem preparado facilita na hora de organizar o projeto com mais eficiência, além de identificar eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades. Esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à concretização dos objetivos.

Planejamento

O planejamento é a base da estrutura do plano de ação, porque é aqui que deverão ser definidas as principais atividades e respectivos recursos para executá-las. Dessa forma, nesta etapa, o executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a participação dos profissionais e os custos necessários. Além disso, também é preciso elaborar planos de ação secundários de acordo com as exigências para realização das atividades delimitadas, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.

Execução

Esta é a fase em que as ações planejadas serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

Monitoramento

Você deve também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise. Quando identificar algum problema, deve listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-los. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia.

Encerramento

Na fase de encerramento, você deve rever o plano de ação e transferir as informações para um documento que o permita fazer o acompanhamento adequado. Se houver mais envolvidos na execução do projeto, eles deverão receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes adequadamente listadas. Esta fase é importante para implementar eficazmente o seu planejamento.

Ferramenta 5W2H: um plano de ação mais eficaz

Um dos métodos mais utilizados para organizar e colocar em prática um plano de ação é o sistema 5W2H, que permite fazer um mapeamento detalhado de todas as suas atividades do início até o alcance de sua meta. Veja abaixo as definições de cada passo e comece a montar seu plano de ação seguindo essa organização, respondendo às seguintes questões:

  • What – O que deve ser feito: descreva todas as etapas necessárias para atingir o objetivo proposto.
  • Why – Por que será feito: solicita que o executor do plano de ação justifique a necessidade de se alcançar o objetivo definido.
  • Where – Onde será feito: você deverá determinar onde serão executadas as tarefas para a concretização do plano.
  • When – Quando será feito: determine um período para finalização de todas as ações, de modo a garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado para atingir o objetivo.
  • Who – Por quem será feito: delegue as atividades adequadamente a cada profissional envolvido, caso haja, para evitar que problemas com atribuições interfiram no andamento do projeto.
  • How – Como será feito: definir os métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação.
  • How Much – Quanto o custo: determinar o valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos.

Por meio desse esquema, é possível organizar um plano de ação e elencar as principais informações para planejar, com assertividade, o passo a passo de sua carreira. Entretanto, esse é apenas um modelo e você pode desenvolver outro que atenda especificamente seus objetivos.

De todo modo, procure estar sempre atualizado sobre seu mercado de atuação, fazer novos cursos e aprimorar suas competências comportamentais, especialmente no que tange o trabalho em equipe, automotivação, foco, gestão do tempo e comunicação interpessoal. Nessa perspectiva, uma excelente aposta é o Coaching, que trabalha um plano de ação de maneira detalhada, ou seja, de acordo com as metas e os objetivos profissionais e pessoais do cliente, sempre respeitando suas crenças e valores e alinhando-os, de forma sistêmica, aos resultados desejados.

E você, já adotou algum plano de ação? Essa ferramenta foi benéfica para você? Conte-nos mais sobre a sua experiência nos comentários!

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