Organização pessoal e a produtividade

grupo de profissionais organizados

A organização é imprescindível para que qualquer atividade possa ser desempenhada com um máximo de produtividade.

A organização é fundamental para a rotina de trabalho, garantindo que os prazos e metas sejam cumpridos com qualidade. Se as demandas estiverem desorganizadas, chega um momento em que o trabalho fica inviável. A desorganização é sinônimo de estresse e de perda de tempo, além de ser uma verdadeira inimiga da produtividade.

Um profissional que não tem as suas tarefas bem organizadas não consegue resolvê-las com agilidade e comprometimento. Por isso, é fundamental desenvolver um método de organização para a sua rotina, de acordo com as suas peculiaridades e preferências. Não se iluda com a desculpa da “bagunça organizada”. É preciso ser verdadeiramente organizado para ser produtivo.

Se você encontra dificuldades nesse aspecto, continue a leitura deste artigo e confira algumas dicas para facilitar o seu dia a dia!

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Como se organizar?

É importante que, todo dia, alguns minutos sejam reservados para a organização. Esse momento pode ser logo que você chega ao trabalho ou antes de ir embora, para preparar as atividades do dia seguinte. Aproveite para limpar a sua mesa, organizar pastas e arquivos no computador, anotar recados importantes, enumerar tarefas pendentes de acordo com a urgência e estabelecer metas para o dia de trabalho.

Confira algumas dicas práticas para esse momento de organização:

1. Limpe o seu ambiente de trabalho

Analise os documentos e papéis que podem ir para o lixo, e não tenha medo de descartá-los. O acúmulo é inimigo da organização. Quanto aos papéis que você precisa manter, organize-os. De preferência, coloque-os em pastas com etiquetas, de modo que você saiba onde guardou cada papel e a que eles se referem. Se forem documentos que não são usados com frequência, deixe-os nas gavetas.

Na sua mesa, mantenha apenas aquilo de que você precisa no dia a dia, como um estojo com algumas canetas, alguns papéis de rascunho e a sua agenda (sim, você precisa de uma!). Lixo, embalagens e papéis de trabalhos que já foram concluídos precisam ser adequadamente descartados. Além disso, mantenha a sua mesa limpa, sem restos de alimentos, marcas de borracha, entre outros.

2. Categorize os documentos físicos

Crie categorias para os seus documentos, como: “recibos”, “relatórios do mês X” etc. Separe-os por ordem de urgência e mantenha-os em local diferente dos assuntos já resolvidos. Se não desejar guardá-los em suas gavetas, coloque-os em uma estante que sirva como “arquivo morto”.

Escreva o assunto desses documentos e a data a que se referem. Assim, quando precisar deles, você os encontrará com facilidade. Organize-os por ordem alfabética de assunto ou por ordem cronológica, da maneira que achar mais útil para as suas necessidades. Se outras pessoas da sua empresa precisarem acessar esses documentos, explique a elas a maneira como você os organizou e solicite que elas conservem esse modelo de organização.

3. Organize os arquivos digitais

Uma área de trabalho lotada de arquivos que não permitem nem que você veja o plano de fundo escolhido com certeza é um péssimo modelo de organização. Assim como os documentos físicos, os arquivos digitais também precisam ser organizados.

Portanto, jamais deixe os arquivos soltos. Coloque-os em pastas, identificando-as por assunto ou por data. Você até pode deixar as pastas principais na área de trabalho, mas não exagere. Organizar arquivos digitais é muito mais fácil, já que criar uma pasta é extremamente simples.

Arquive os documentos por categorias. Quanto mais específico você for, mais facilmente encontrará os arquivos desejados quando precisar deles. Na hora, isso pode parecer trabalhoso, mas, futuramente, você agradecerá a si mesmo por ter tido essa atitude organizadora.

4. Tenha uma agenda

As agendas, sejam elas físicas ou digitais, são extremamente importantes. Por meio delas, você consegue registrar tudo o que precisa fazer em cada dia e em cada horário. Isso evita que você perca a noção das suas obrigações, que se esqueça das suas responsabilidades ou que acumule muitos compromissos num mesmo dia.

Agende os seus compromissos de forma a deixar alguma brecha entre eles. Esses intervalos podem ser usados para resolver emergências e até para respirar um pouquinho. Agendas também são boas para organizar contatos e números importantes, seja no celular ou no papel.

5. Planeje o seu dia

Na hora de organizar os seus compromissos na agenda, enumere as tarefas pendentes e dê prioridade para aquelas que precisam ser realizadas primeiro. Aproveite esse momento para refletir sobre o seu trabalho e para se preparar para as demandas que virão.

Verifique qual é o momento do dia em que você é mais produtivo. Algumas pessoas são mais produtivas pela manhã, outras à tarde, e há até quem seja mais ativo à noite. Deixe as tarefas mais complexas e importantes para esse período de máxima produtividade, sempre que possível.

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Organização, produtividade e bem-estar mental

A organização contribui para que o cérebro tenha a capacidade de armazenar mais informações de maneira ordenada, pois uma tarefa vai se ligando à outra, e tudo parece mais coeso. Uma mente “desafogada” tem condições de refletir sobre problemas mais importantes do que os pequenos entraves causados pela falta de organização pessoal no dia a dia.

Alguns psicólogos defendem que as pessoas tenham diários e agendas, pois o simples hábito de anotar os compromissos num papel deixa a mente mais relaxada. Assim, você não precisa “ruminar” os pensamentos de que não pode se esquecer de uma obrigação para o dia seguinte. Isso alivia até mesmo quadros de estresse e de ansiedade.

O mesmo se aplica à organização física dos espaços. Uma casa arrumada e um ambiente de trabalho bem organizado também produzem um sentimento de bem-estar e de qualidade de vida. A bagunça, em contrapartida, nos torna mais estressados e agitados.

Por fim, também é fato consumado que a organização beneficia a produtividade. As pessoas perdem tempo e energia quando não sabem onde estão os documentos de que precisam ou quando têm muitas coisas para fazer num mesmo dia. A bagunça gera uma espécie de “caos mental” que prejudica a concentração, o bem-estar e, consequentemente, a produtividade.

Além disso, é muito importante, também, disseminar a rotina de organização por todo o ambiente de trabalho. Se cada colaborador conseguir se alinhar a essas ideias, a comunicação entre todos flui de maneira saudável e efetiva. Se uma pessoa organizada consegue ser mais produtiva, imagine o que uma equipe inteira de indivíduos organizados será capaz de fazer, não é mesmo?

E você, se considera alguém organizado? Tem mais dicas sobre o tema que deseje compartilhar? Então, deixe o seu comentário aqui embaixo. Ah, e não se esqueça de compartilhar este artigo nas suas redes sociais, com todos os seus amigos e familiares. Vamos construir uma corrente de organização e produtividade!

Imagem: Por fizkes

José Roberto Marques

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.



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