Para fazer uma boa análise e gerenciamento de riscos é fundamental ter um olhar crítico e imparcial com a sua equipe ou cliente.
Todo e qualquer projeto que se tenha a intenção de colocar em prática, dentro ou fora de uma empresa, está passível de riscos no decorrer de sua execução. Sabendo desta premissa e tendo-a em mente durante todo o processo de planejamento, elaboração e implementação de um projeto, as chances de que este seja bem-sucedido são muito maiores do que se você não parar para analisar e gerenciar as possíveis ameaças que venham a surgir, à medida que tudo aquilo que você planejou vai ganhando vida.
Neste contexto, tanto o responsável pelo projeto, quanto aqueles que estarão encarregados por tirar do papel tudo o que foi planejado, têm como uma de suas principais atribuições estudá-lo como um todo, no sentido de entendê-lo por completo e de identificar e apontar os riscos que podem surgir no meio do caminho.
Ao fazer isso a equipe estará se preparando, não só para eliminar os riscos que já se configurem neste processo inicial de análise, quanto para lidar com aqueles inesperados, que podem pegar o time de surpresa, caso este não tenha se preparado minimamente com antecedência.
Diante de tudo que apontei até aqui e de muitos outros motivos, hoje vou compartilhar dicas poderosas que você e sua equipe podem e devem colocar em prática para fazer uma boa análise e gerenciamento de riscos de quaisquer tipos de projetos, com o objetivo de fazer com que este mesmo projeto alcance o sucesso no final de sua execução.
Acompanhe-me nesta leitura e aprimore ainda mais seus conhecimento sobre este tema.
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O que são riscos de um projeto e como fazer a sua análise e gerenciamento?
Quem está tocando um projeto precisa estar atento para fazer um bom gerenciamento dos riscos que este pode enfrentar ao longo de sua execução. É importante salientar que riscos nem sempre são sinônimos de ameaças, mas situações que precisam ser analisadas e tratadas com cautela para que não se tornem um problema no futuro e comprometam os resultados que pretende-se alcançar, a partir do momento que o projeto for concluído.
Por isso, a partir deste momento, vou compartilhar com você algumas dicas e um passo a passo que você pode levar em consideração para analisar e gerenciar os riscos do projeto ao qual é responsável ou está participando. Confira:
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Planeje o gerenciamento de riscos
Esta é a primeira etapa que você deve cumprir para iniciar uma boa análise de riscos. Planejar o gerenciamento destes riscos quer dizer que você e sua equipe devem analisar o projeto como um todo, bem como todas as questões que o envolvem, para determinar como vão encontrar as ameaças que podem impactá-lo negativamente, bem como as oportunidades, que vão trazer o impacto positivo necessário ao sucesso deste.
Iniciar o gerenciamento por este planejamento vai lhe permitir ter maior clareza sobre os locais onde possivelmente podem surgir riscos, o que vai lhe dar maior possibilidade de tomar decisões assertivas, sobre como deve tratar os riscos de forma antecipada, para que estes não causem prejuízo ao bom andamento do projeto.
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Liste os riscos
Após determinar como vai encontrar os riscos, é chegado o momento de você fazer uma lista com todos os riscos aos quais o seu projeto está sujeito. Aqui você vai colocar tudo, absolutamente tudo o que você acredita que pode trazer um impacto positivo e negativo ao bom andamento do que você planejou.
Nesta etapa é importante que você muna-se do maior número de informações possível, para que assim possa fazer uma lista do que pode dar certo e o que pode dar errado de maneira assertiva, contando, principalmente, com o comprometimento de todos os envolvidos e com o seu próprio.
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Qualifique os riscos
Finalizadas as duas primeiras etapas, é preciso concretizar o passo de qualificação dos riscos do projeto que você está executando. Existem duas formas de análise para que você conclua esta etapa:
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Análise qualitativa
A análise qualitativa é quando você determina quais riscos vão precisar de priorização, ou seja, quais precisam ser resolvidos em primeira instância, para evitar o comprometimento do projeto. Esta análise e definição é de extrema importância, uma vez que é praticamente impossível dar a devida atenção a todos os riscos de forma igualitária. Sendo assim, quando você prioriza os que mais têm probabilidade de acontecer, você garante o sucesso do seu projeto.
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Análise quantitativa
Neste ponto, você e sua equipe vão definir quais serão os custos, tanto de tempo, quanto financeiros, que o projeto pode sofrer caso os riscos venham a se concretizar. Com esta análise quantitativa você terá maior clareza sobre os impactos, no que diz respeito aos números, como a quantidade de horas, dias, e valores investidos e perdidos no caso da ocorrência das ameaças previstas nas etapas anteriores.
A partir dessas informações, verifique se os riscos são positivos ou negativos. É neste momento que estes serão classificados, de acordo com seu nível de importância e urgência. Feita a análise, o próximo passo é criar ações para cada um deles, no sentido de eliminá-los.
Elabore ações que possam eliminar ou atenuar os impactos dos riscos negativos e, para os riscos positivos, pense em ações para aumentar ainda mais as chances de que eles aconteçam e beneficiem o projeto como um todo.
Dicas extras
É fundamental ter um olhar crítico e imparcial quando o assunto é gerenciamento de riscos. O excesso de otimismo ou pessimismo pode impedir os gestores de identificar os riscos e as soluções para os mesmos. Subestimá-los é altamente prejudicial e, por isso, dimensionar com precisão o impacto que cada um deles terá em seu projeto é necessário para evitar problemas no futuro.
Para isso, convido você a conferir algumas dicas extras, que valem a pena dar atenção e colocar em prática, para que o seu projeto seja ainda mais bem-sucedido.
Compartilhe informações
Não tenha receio nem medo de falar com a sua equipe e com seus clientes, caso seja possível e necessário, sobre os riscos a que o projeto está sujeito. Falar sobre as ameaças, sejam elas positivas ou negativas, não significa criar expectativas ruins ou boas, mas deixar todos cientes do que pode acontecer ao longo da execução do projeto.
Sugestões são bem-vindas
Quando as informações sobre os riscos são compartilhadas, as chances de surgirem soluções são maiores. Afinal, com o envolvimento da equipe é possível que um colaborador tenha uma ideia interessante para minimizá-los ou até mesmo evitá-los. Sempre que receber sugestões, seja de colaboradores ou clientes, analise com cautela a possibilidade de aplicá-las no projeto.
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Monitore e ajuste seu plano
É importante permanecer atento e preparado para os riscos que podem surgir. Daí a necessidade de monitorar constantemente o mercado em que seu projeto está inserido e os resultados obtidos a partir das soluções aplicadas. Isso também permite que você esteja preparado para aproveitar as oportunidades que podem surgir e lidar com riscos novos.
Um concorrente recém-chegado no mercado pode ser um risco negativo assim como a saída de uma empresa conceituada pode ser uma oportunidade. Gerenciar riscos é lidar com incertezas o tempo todo, por isso o nível de preparo para lidar com eles será fundamental para garantir o sucesso do seu projeto.
E você, o que pensa sobre gerenciamento de riscos? Acredita que esta técnica seja importante para seu negócio? Use o espaço abaixo para nos contar a sua opinião sobre o assunto, e se este conteúdo te ajudou de forma positiva, curta e compartilhe em suas redes sociais.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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