Em um momento de crise econômica, o cuidado com a gestão de custos é importantíssimo para a evolução e sobrevivência do seu negócio. Para isso, é fundamental que você tenha controle do que entra e sai do setor financeiro da sua empresa, de modo que você saiba exatamente tudo o que acontece no negócio e deixe seu produto no ponto certo para a venda.
Todo empreendedor, seja ele dono de uma grande ou pequena empresa, deve ter a preocupação de realizar uma boa gestão administrativa e financeira do seu negócio. Nos casos em que o capital é advindo de terceiros, é fundamental que essa gestão seja satisfatória a fim de justificar o incentivo junto à instituição que realizou o financiamento ou investimento.
Uma boa gestão do capital é crucial para que a empresa sobreviva a uma economia volátil e à concorrência. As pequenas empresas, em especial, precisam ser cautelosas com suas decisões financeiras desde o início. É preciso mais do que apenas uma boa ideia para executar um negócio: toda empresa precisa de uma estrutura financeira que gere um lucro para permanecer em funcionamento.
Redução de custos
É importante que os empresários estejam sempre atentos para manter suas despesas sob controle, mas, claro, sem prejudicar a satisfação do cliente. Cada negócio tem dois tipos de custos: fixos e variáveis.
Os custos fixos são aqueles que vão existir mesmo se a empresa não realizar nenhuma venda, enquanto os variáveis são aqueles que podem ser maiores ou menores, dependendo do quanto a empresa gastou para vender ou fabricar produtos, por exemplo.
É possível reduzir os dois tipos de custos com algumas medidas simples, tais como: utilizar softwares para fazer ligações gratuitas pela internet, colocar telhas transparentes em alguns pontos para economizar os gastos com luz elétrica, fazer acordos com fornecedores para conseguir descontos, entre outros.
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Controle financeiro eficiente
Uma das primeiras coisas que você deve fazer é se educar sobre os vários aspectos das finanças. Para começar, aprenda a ler as demonstrações financeiras da empresa. Por meio delas você terá todas as informações necessárias sobre o seu dinheiro, como entradas, saídas e destinos.
As demonstrações contábeis contêm 4 detalhes essenciais:
- Demonstrativo de fluxo de caixa: analisa as atividades operacionais, investimentos e entradas e saídas financeiras;
- Balanço Patrimonial: o Balanço Patrimonial fornece informações relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa;
- Demonstração de resultados: mostra a receita obtida dentro de um período de tempo específico;
- Patrimônio líquido: representa o valor pelo qual a empresa é financiada por meio de ações ordinárias e preferenciais.
4 dicas para a gestão de custos da sua empresa
Por menor que sua empresa seja, sempre existirão custos relacionados à aquisição de matéria-prima, mercadorias, produtos de embalagem ou dos impostos necessários para abrir e manter o negócio. Nesse sentido, identificar os gastos e lucros do seu comércio é a melhor forma de mantê-lo vivo.
Veja algumas dicas de como fazer uma boa gestão de custos:
- Tenha disciplina e esteja sempre atento aos erros e oportunidades;
- Observe e anote todos os gastos e lucros da sua empresa, separando os custos variáveis dos fixos;
- Tenha o senso crítico para perceber quando alguns gastos estão sendo desnecessários e tenha pulso firme para cortá-los;
- Procure enxergar as oportunidades de investimento e aumente as chances de crescimento da sua empresa.
Por que é importante fazer a gestão dos custos?
Ao fazer a gestão de custos, se torna muito mais fácil identificar qual de seus produtos e serviços estão dando mais lucro, quais deles precisam ser excluídos da lista de produção e quais devem ser produzidos em maior quantidade para suprir a demanda.
Outro ponto positivo que a prática da gestão de custos oferece é uma previsão do fechamento financeiro do final do mês. Isso porque saber o que e quanto você vendeu durante os dias do mês pode auxiliar no planejamento do mês seguinte, ou até mesmo incentivar a criação de ações que promovam aumento das vendas nas últimas semanas de um mês que está indo mal.
A gestão e custos, portanto, é uma excelente ferramenta para manter o equilíbrio financeiro da sua empresa, além de diminuir as chances de gastos desnecessários. Planeje a técnica de gestão de custos o quanto antes dentro da sua empresa, e veja como fica mais fácil administrar o seu negócio.
Agora que você entende como fazer uma boa gestão de custos, deixe uma mensagem com sua opinião sobre o tema. Você já trabalha com essa técnica em sua empresa?
6 Tipos de custos mais comuns de uma empresa
Os custos de uma empresa vão desde os investimentos iniciais, até a criação e comercialização de um produto ou serviço.
Os gastos de uma empresa são necessários para que ela consiga oferecer produtos/serviços de qualidade a seus clientes, gerando receita e lucro. Esses gastos estão presentes em inúmeros setores da organização, e identificá-los é essencial para que uma gestão assertiva possa ser realizada e torne o lucro superior aos gastos.
Os custos de uma empresa vão desde os investimentos para iniciar suas atividades, até a criação e comercialização de um produto/serviço. É necessário identificar cada um destes e de outros custos para que o ciclo de vida da empresa não seja comprometido.
Principais tipos de custos de uma empresa
Contratação de colaboradores
Contratar, capacitar e até demitir um colaborador são ações que trazem custos para a empresa. Na fase de contratação, a organização está empenhada em encontrar o profissional ideal e, enquanto isso não ocorre, ela perde tempo e produtividade. Quando um colaborador é contratado, iniciam-se os custos com treinamentos para que ele seja capacitado a desempenhar corretamente as atividades exigidas pela empresa. Quando um profissional é demitido, por outro lado, existem os custos com pagamentos, direitos trabalhistas e FGTS.
Aquisição de materiais
Referem-se aos custos de matéria-prima, móveis, equipamentos e produtos. É necessário que esses custos sejam apurados de forma precisa, de modo que o excesso ou escassez de materiais não gerem prejuízo para a empresa. Outro fator importante é o uso consciente e sustentável dos móveis e equipamentos, já que a depreciação desses bens pode ocasionar em gastos maiores.
Aluguel
Correspondem aos gastos com aluguel e condomínio da infraestrutura da empresa. É importante que o dono do empreendimento analise se o espaço disponível é realmente necessário para o funcionamento do seu negócio e não se torne mais um gasto desnecessário.
Insumos produtivos
São os custos ligados ao funcionamento do maquinário e à produção dos produtos e serviços, tais como água, eletricidade, internet e telefone. Esses custos afetam diretamente a produtividade da empresa e devem entrar no valor final do produto/serviço.
Logística
Estoque, armazenagem, transporte e encomenda são alguns dos custos referentes a logística da empresa.
Custos referentes a escassez
São os custos de quando a empresa não possui estoque para suprir a demanda do seu público-alvo. São por exemplo: multas de contrato e perda de venda que resulta em diminuição do fluxo de caixa.
É fundamental que a empresa identifique quais são os seus custos fixos e quais são os seus custos variáveis:
- Custos fixos: são aqueles que não sofrem variação de valor, independentemente da produção do mês;
- Custos variáveis: são estabelecidos de acordo com a produtividade da empresa.
Ao identificar esses custos, a empresa consegue estipular quanto deve cobrar pelos seus produtos/serviços, bem como o que pode ser vetado, economizado e mantido para garantir o funcionamento de suas atividades, além de garantir a definição de estratégias de rentabilidade.
Procure ajuda profissional
No início de uma empresa, é natural que o gestor acabe fazendo vários tipos de atividades. Entretanto, conforme o negócio for crescendo e as funções aumentando, contratar ajuda de um profissional é importante, principalmente para cuidar das finanças.
Claro que o empreendedor pode e deve continuar acompanhando as finanças da empresa de perto. Entretanto, ter um colaborador para atividades como fazer pagamentos e conciliação bancária, por exemplo, tornará a gestão administrativa muito mais eficiente.
Para que todos os custos sejam estabelecidos, o gestor deve conhecer bem o seu negócio, de modo a ser capaz de tomar decisões assertivas e elaborar um planejamento e uma gestão financeira eficaz. Para ajudar neste processo, o Coaching é uma metodologia que fornece consultoria empresarial para que o gestor entenda seu negócio, bem como seu público-alvo, produto/serviço e atividades realizadas dentro da empresa.
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Imagem: interstid / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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