Entenda o conceito de gestão de compras e seu papel na otimização do processo

Mão de uma gerente apontando ícones de planejamento de orçamento

O primeiro passo para realizar uma boa gestão de compras é revisar os objetivos de compra e alinhá-los com as estratégias da empresa.

É possível melhorar o desempenho da sua empresa por meio do alinhamento dos objetivos da gestão de compras com suas estratégias de negócios. Isso porque as decisões de compra têm total influência sobre a rentabilidade e o crescimento de uma organização.

É importante garantir que aquilo que você compra realmente agrega valor para o negócio. O conceito de valor, entretanto, depende diretamente de seus objetivos estratégicos. Se o foco da sua empresa for oferecer produtos de baixo custo, o principal objetivo da gestão de compras deve ser negociar preços baixos com os fornecedores.

Por outro lado, se você quiser aumentar a rentabilidade, cobrando preços mais altos por produtos de qualidade elevada, o responsável pelas compras precisa garantir que os fornecedores entreguem os melhores produtos disponíveis.

Isso significa, portanto, que o primeiro passo para uma gestão de compras eficaz é justamente revisar os objetivos de compra e alinhá-los com as estratégias da empresa. Continue a leitura para saber mais.

A importância de ter bons fornecedores para uma gestão de compras eficaz

Os fornecedores são extremamente importantes para uma boa gestão de compras. Se eles fornecerem material de má qualidade e não entregarem no prazo, por exemplo, isso causará um impacto extremamente negativo sobre a empresa. Por isso, cabe ao responsável pelas compras encontrar bons fornecedores e manter bons relacionamentos com eles.

Os fornecedores de uma empresa podem ser divididos em três grupos, são eles:

Fonte única: consiste em um regime de fornecimento exclusivo, que pode acontecer por causa do tipo de material fornecido ou por um acordo firmado entre as partes.

Fonte múltipla: é o modelo mais comum, em que as empresas têm liberdade para comprar produtos de mais de um fornecedor. A vantagem é que é possível negociar melhores prazos e preços.

Fonte simples: nesta modalidade, é selada uma parceria com uma empresa escolhida entre várias, para que ela realize o fornecimento durante um prazo maior.

Quando uma empresa tem um relacionamento de longo prazo com seus fornecedores, se torna muito mais fácil conseguir preços mais baixos, serviços mais confiáveis e melhor suporte.

Cabe ao responsável pela gestão das compras buscar por esse tipo de parceria e zelar pelas que já foram fechadas. Além do bom relacionamento, também é importante avaliar os fornecedores e seu material continuamente, a fim de manter a qualidade.

Integração de sistemas para otimizar o processo de compras

Sua empresa pode ter uma série de benefícios se houver uma integração do seu sistema interno com o dos fornecedores. Por exemplo, ao invés de o responsável pela gestão das compras ter que entrar em contato com o fornecedor para saber se determinado produto está disponível no estoque, tudo o que ele terá que fazer é consultar o sistema.

Por meio desse tipo de integração, é possível automatizar o fornecimento e fazer com que se torne mais eficiente e prático. Como a empresa terá acesso às informações a respeito do estoque da outra, é possível providenciar a entrega quando for detectado que algum item está se esgotando. Esse tipo de medida otimiza o processo e evita atrasos na produção.

5 Dicas para uma gestão de compras mais eficaz

Confira, a seguir, algumas dicas fundamentais para realizar uma gestão de compras mais eficaz e, assim, contribuir para os bons resultados da empresa.

1. Construir bons relacionamentos com os fornecedores

Como mencionado anteriormente, manter bons relacionamentos com os fornecedores é muito importante. Eles representam parcerias que são fundamentais para que o negócio alcance o sucesso e cresça cada vez mais. Para isso, é preciso cumprir corretamente tudo o que for acordado entre as partes e criar laços com os representantes dessas empresas.

2. Crie planos alternativos

Por melhores que sejam os relacionamentos com fornecedores, sabemos que imprevistos podem acontecer. De repente, um fornecedor de longa data pode ficar impossibilitado de entregar um pedido na data que a sua empresa precisa, por exemplo.

Para evitar que essas surpresas impeçam o negócio de continuar funcionando é preciso criar planos alternativos. Quanto mais preparação houver para lidar com esse tipo de situação, mais fácil será agir quando elas acontecerem.

3. Manter uma lista com os melhores fornecedores

Dependendo do porte da empresa, talvez você precise lidar com uma grande quantidade de fornecedores, o que torna inviável guardar certas informações apenas na memória. Nesse caso, é válido manter uma lista com os melhores fornecedores, que são aqueles que cumprirem a maior parte dos critérios, como: bom preço, entrega no prazo, qualidade, boa vontade para resolver problemas e assim por diante.

4. Meça tudo o que for possível

No setor de compras existem indicadores por todos os lados. Se atentar a todos esses dados é uma ótima forma de verificar as ações que estão dando certo e outras que precisam ser alteradas. Portanto, meça todas as informações que forem possíveis, verifique os preços praticados pelos fornecedores, a frequência de reajustes, pontualidade, entre outros aspectos.

5. Crie uma política de compras na empresa

É importante que a empresa tenha uma política de compras e que, claro, seja cumprida. Sem esse cuidado, qualquer colaborador poderá adquirir itens em nome da companhia, comprometendo a organização do setor de compras. Caso o empreendimento já tenha essa política, é preciso se esforçar para que seja respeitado.

Como reduzir custos na gestão de compras?

Para finalizar, selecionamos algumas dicas rápidas e práticas para te ajudar a reduzir custos na gestão de compras. Afinal, o grande objetivo de toda empresa é fazer mais com menos, utilizando seus recursos da melhor forma. Acompanhe!

  • Comprar itens em maior quantidade em vez de fazer compras menores e com maior frequência, desde que, claro, haja a certeza da necessidade da mercadoria em questão.
  • Ter mais de um fornecedor é importante tanto para negociar preços melhores quanto para evitar situações inesperadas.
  • Manter atenção em relação ao mercado, a fim de encontrar mercadorias similares com menores preços.
  • É extremamente importante analisar o estoque frequentemente, tanto para evitar que alguma mercadoria falte quanto se acumule.

Através de medidas simples é possível fazer boas escolhas e utilizar os recursos da empresa com sabedoria e responsabilidade.

Podemos concluir que a gestão de compras auxilia a otimizar o processo de uma empresa quando realiza três ações básicas, que são: reduzir custos, aumentar a qualidade e garantir que prazos sejam cumpridos.

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José Roberto Marques

Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.



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