Ter mecanismos e ferramentas para gerenciar tarefas traz diversas vantagens e resultados satisfatórios para a organização.
A produtividade das empresas está intimamente ligada à capacidade de gestão de tarefas. Quanto melhor a organização das atividades e o gerenciamento, mais resultados positivos são obtidos. Além de trazer uma série de benefícios, essa gestão também pode se transformar em um diferencial competitivo.
No contexto organizacional também se reflete na redução de dificuldades para o bom andamento de projetos. Nenhum colaborador fica sobrecarregado, uma vez que se tem uma distribuição inteligente de tarefas.
O líder da equipe consegue acompanhar mais de perto os subordinados e, assim, os ajuda a superar eventuais barreiras. No artigo a seguir iremos apresentar o conceito de Gestão de Tarefas e ainda sugerir ferramentas online para colocar em prática.
Gestão de Tarefas: entenda o conceito
No dia a dia das organizações, ter mecanismos e ferramentas para gerenciar tarefas traz vantagens e resultados satisfatórios. Para escolher as ferramentas que melhor atendem às necessidades da empresa, porém, é preciso entender o que são tarefas e saber exatamente o que é e o que não é uma tarefa.
O que são tarefas?
Muita gente confunde processos com tarefas. Embora sejam interligados, há uma diferença entre esses dois conceitos. Enquanto os processos são atividades sequenciais que têm começo e fim previamente estabelecidos, as tarefas são os detalhes que envolvem esses processos.
São as tarefas que mostram as atividades interdependentes necessárias para que o processo seja executado. Também apontam o fluxo de trabalho ideal para que as etapas dos processos sejam executadas.
Para exemplificar essa diferença de forma simples, imagine uma receita de bolo. O processo é fazer o bolo. As tarefas envolvidas são ações como comprar os ingredientes, fazer as devidas misturas, escolher a forma para assar, fazer a cobertura e tirar do forno na hora certa.
O que é Gestão de Tarefas?
Aplicando este conceito para a sua organização, gerenciar tarefas é garantir que cada etapa do processo seja executada com excelência. Para isso, é necessário identificar quais são as atividades interdependentes que precisam ser feitas. Por fim, determinar qual é o ritmo de trabalho que garante a fluidez das tarefas que fazem parte desse processo.
Para entender mais claramente, imagine que um plano de marketing foi estabelecido para melhorar a efetividade da comunicação da sua empresa. Tem algo mais frustrante do que perceber que muitas das ações planejadas não foram colocadas em prática? Há uma série de motivos que podem ter levado a não realização das ações.
Ter uma boa gestão de tarefas contribui para que as ações sejam realizadas ou para que pelo menos se possa entender porque uma ou outra não foi levada adiante. Gestão diz respeito a organizar e acompanhar de perto cada etapa do processo, garantindo que sejam realizados como o imaginado.
O planejamento de gestão de tarefas distribui as responsabilidades entre os membros da equipe e estabelece prazos. Esse controle ajuda a evitar atrasos nas entregas e ainda contribui para entender se todos os participantes estão conseguindo realizar a sua parte. Mais do que organizar os processos, a gestão de tarefas contribui para a orientação da equipe.
Ferramentas online para gestão de tarefas
Escolher adequadamente as ferramentas de gestão de tarefas exige estudo e análise. É importante saber quais são as tarefas, os processos e o fluxo de trabalho ideal para escolher a melhor opção. Na hora de escolher a ferramenta para gestão de tarefas, é importante levar em consideração três fatores:
Credibilidade
Veja as avaliações da ferramenta feitas por usuários. Analise como a empresa desenvolvedora lida com os erros do sistema e com as reclamações. Dê preferência por empresas que lidam melhor com estas questões para evitar conflitos no futuro.
Facilidade de uso
É importante escolher uma ferramenta que seja acessível para todos da organização.
Soluções oferecidas
Veja como esta ferramenta pode otimizar o processo e as tarefas da sua equipe. Calcule o custo/benefício antes de escolher.
Confira algumas ferramentas online para que você gerencie as tarefas da sua empresa com excelência e assertividade:
1. Neotriad
Esta ferramenta é ideal para organizações que desejam distribuir as tarefas e evitar que os colaboradores fiquem sobrecarregados. Permite mensurar quais são aquelas com maior e menor prioridade, além de estabelecer metas diárias, semanais ou mensais. O Neotriad também traz informações e estatísticas que contribuem com a gestão da produtividade das equipes, como dados sobre o tempo empregado nas tarefas.
2. Highrise
Esta ferramenta é ideal para quem deseja gerenciar as informações de clientes e outros contatos. O Highrise é como uma agenda profissional que permite que o usuário tenha um histórico com arquivos e imagens acessíveis em qualquer lugar, a qualquer hora.
3. Runrun.it
Esta ferramenta é ideal para delegar tarefas, gerenciar equipes e acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos. Diferente do Highrise e do Neotriad, o Runrun.it segue o modelo Freemium.
Em sua versão gratuita, o usuário pode usar 100MB de espaço de armazenamento e cadastrar até cinco usuários. Na versão paga oferece outros limites de armazenamento, permitindo o cadastro de até 100 usuários.
4. Asana
Esta ferramenta é ideal para quem trabalha com prestação de serviços. Aqui, você pode estruturar as atividades de acordo com os projetos e criar tarefas direcionadas para cada colaborador responsável. Assim como o Runrun.it, o Asana oferece versões gratuitas e pagas.
5. Trello
Uma das ferramentas mais conhecidas quando o assunto é gestão de tarefas, o Trello possui um design simples e bastante intuitivo. Bem fácil de usar, permite que as equipes se adaptem com facilidade. O quadro de tarefas é dividido em etapas, de forma a entregar uma visão geral do que está sendo desenvolvido.
O programa conta com pequenos cards que permitem separar as tarefas por diferentes status: “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”. É uma ferramenta que oferece maior controle sobre cada etapa e atividade. O usuário pode estipular prazos, prioridades e quem são os colaboradores responsáveis por cada tarefa. Com isso se evita atrasos e retrabalho.
6. Evernote
Uma das grandes vantagens do Evernote é oferecer diversos recursos visuais, facilitando o compartilhamento de anotações e ideias. Imagens podem ser anexadas às tarefas para tornar mais fácil compreender como elas devem ser executadas.
Outro ponto vantajoso é que essa ferramenta permite a digitalização de documentos. É possível ainda salvar páginas ou endereços da internet para posterior consulta. Uma forma prática de evitar perder aquelas instruções essenciais para dar prosseguimento às suas atividades.
7. Studio
Um software bastante completo para gestão de tarefas. Possui funcionalidades que vão desde o gerenciamento de projetos até gestão financeira, passando por ferramentas de business intelligence.
No âmbito da gestão de tarefas, esse software possui workflows customizados para atender a diferentes necessidades. Tem ainda um sistema de controle de atividades que permite diferentes tipos de visualização, pode ser em quadros, kanban, lista ou gantt.
8. Microsoft OneNote
Essa ferramenta tem como grande diferencial a integração com outros programas e ferramentas da Microsoft. As tarefas podem ser organizadas em blocos, permitindo então maior controle sobre o que a equipe está produzindo. Também contribui para destacar quais atividades precisam ser priorizadas. Permite ainda adicionar diversos arquivos de mídia aos cards.
E na sua empresa, como é feita a gestão das tarefas? Alguma ferramenta online é utilizada nesse processo de gestão? Você e sua equipe estão satisfeitos com estas ferramentas?
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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