Veja as principais vantagens da admissão digital.
O processo de admissão demanda o preenchimento de formulários, verificação de dados, arquivamento de documentos dos recém-contratados, entre outros. Todas essas atividades burocráticas são passíveis de cometimento de erros humanos e exigem um tempo considerável de trabalho.
No entanto, esse processo não precisa ser tão complicado e nem mesmo estar suscetível a erros. A solução é apostar na admissão digital, uma estratégia que contribui para aumentar a produtividade do RH e tornar mais prático a admissão dos colaboradores.
Admissão digital x admissão tradicional
O processo de admissão é uma tarefa que faz parte do escopo de atividades do setor de RH. Contudo, com o desenvolvimento da tecnologia não precisa mais ser realizado de forma analógica. O processo de admissão tradicional, além de burocrático e cansativo, está suscetível ao cometimento de erros que podem gerar irregularidades.
Por sua vez, a admissão digital permite otimizar o processo e reduzir a carga de trabalho do setor de RH. Basicamente, os dados dos novos funcionários são devidamente registrados sem gerar complicações para o setor de RH.
O processo digital permite agilizar a entrega e armazenamento de documentos, além de eliminar a papelada e oferecer uma experiência positiva para o recém-contratado. Os colaboradores do setor de RH também ganham com a possibilidade de reduzir as etapas burocráticas.
No sistema de admissão digital o recém-contratado se torna o protagonista do processo, ele mesmo preenche sua ficha cadastral, evitando erros. Os documentos podem ser anexados e enviados através de um smartphone, computador ou tablet. Assim se evita o uso de arquivos e fichários físicos.
A função do setor de RH é monitorar o processo de entrega dos documentos online. Em pouco tempo, os documentos são digitalizados e arquivados. Simultaneamente, o governo confere os dados e assegura a integridade das informações.
Vantagens da admissão digital
Acima explicamos o que é a admissão digital e as diferenças em relação ao processo tradicional de admissão. Abaixo listamos as principais vantagens de adotar esse sistema.
1. Mais agilidade nos processos
Processos digitais são muito mais ágeis do que aqueles realizados de forma tradicional. Desse modo, fica evidente que não é apenas o setor de RH que ganha com a adoção desse sistema. Contratações mais rápidas facilitam a contratação de profissionais mais qualificados.
Os melhores profissionais podem escolher onde desejam trabalhar e se estiverem em um processo muito lento de contratação podem se sentir desmotivados. Então adotar esse sistema de contratação é também uma estratégia para aumentar a sua competitividade no mercado.
2. Gestão de documentos facilitada
A gestão de documentos se torna muito mais ágil e facilitada com o processo de admissão digital. Para os profissionais de RH se torna bem mais simples encontrar dados e documentos com alguns cliques ao invés de vasculhar arquivos físicos.
A digitalização de documentos traz ainda outros benefícios, como agilidade de processos e uma gestão mais segura. Há maior economia de tempo, facilidade para compartilhar informações, aumento da produtividade e redução de custos.
3. Setor de RH com mais tempo para ações estratégicas
Tornar o processo de admissão ágil, otimizado e prático contribui para que os profissionais do setor de RH tenham mais tempo para dedicar a ações estratégicas. O tempo em que esses colaboradores estariam ocupados com tarefas repetitivas e burocráticas passa a ser usado para outros projetos.
4. Inovação na experiência de contratações
Há uma frase que diz que a primeira impressão é a que fica e certamente ela está correta. Então é importante que o primeiro contato do novo colaborador com a companhia, que acontece através do RH, seja o mais positivo possível.
O processo de admissão digital contribui para que o recém-contratado forme uma imagem mais positiva do empreendimento. Os novos colaboradores já começam motivados.
Além disso, há a redução de custos para os profissionais, uma vez que não precisam fazer cópias dos documentos e nem se deslocar desnecessariamente. Tudo que é preciso fazer pode ser resolvido online.
5. Menos desperdício de papel
Um grande benefício do processo de admissão digital é reduzir o uso de papel. No processo analógico de contratação, os colaboradores do setor de RH se viam em meio a uma montanha de papéis. Se precisavam procurar um documento tinham que investigar o arquivo físico.
Com a digitalização do processo de admissão se tornou muito mais simples encontrar as informações necessárias e se reduziu a papelada. Ao aderir à admissão digital a sua empresa também contribui para a sustentabilidade e faz uma grande economia.
6. Redução das atividades operacionais
O setor de RH trabalha com muitas atividades burocráticas essenciais para as empresas. Boa parte do tempo dos colaboradores desse setor é gasto em atividades operacionais. Logo, fica evidente que o setor de RH tem um papel estratégico e gera valor financeiro considerável.
A partir do momento em que se reduz as atividades operacionais pelo uso da tecnologia, há mais tempo disponível para que o setor foque em ações estratégicas. Automatizar o processo de admissão leva ao aumento da produtividade do setor de RH. Também contribui para que os dados sejam geridos de forma mais segura e eficiente.
7. Redução de riscos trabalhistas
Antes de tudo é importante ressaltar que os documentos digitalizados e/ou nato digitais têm validade judicial. Essa afirmação se baseia na lei Nº 12.682 a respeito da elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Essa lei entende a digitalização como a conversão fiel da imagem de um documento.
Ao tornar o processo de contratação digital, a sua empresa reduz as chances de falhas humanas. Preenchimentos de informações erradas podem abrir brechas para eventuais demandas judiciais. Além disso, esse processo digital também contribui para a organização e controle da documentação, tudo permanece num único lugar.
O processo digital contribui para que a empresa não perca prazos. Torna-se mais fácil sincronizar as informações no eSocial e assim se evita retrabalhos decorrentes de documentos divergentes, dados duplicados, entre outros. Tudo o que pode ser feito para reduzir as chances de erros é bem-vindo.
A sua empresa é adepta do processo de admissão digital? Comente abaixo e aproveite para compartilhar este conteúdo em suas redes sociais para passar o conhecimento adiante!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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