Seja qual for sua área de atuação, trabalhar com projetos sempre exige que você se envolva com muitas atividades ao mesmo tempo, sendo que todas demandam a dedicação de energia e tempo. Existem atividades que são mais urgentes que as outras e saber gerir essas tarefas de maneira eficaz garante que o desenvolvimento do projeto seja mais produtivo e assertivo, além de fazer com que os prazos sejam cumpridos e haja qualidade de vida para os envolvidos.
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Dicas para otimizar o tempo na gestão de projetos
Liste as atividades
É importante que você tenha ciência de tudo o que precisa ser executado. Se possível, faça a lista de suas atividades semanais, de modo que você consiga criar uma rotina segura. Além disso, quando você lista suas atividades, é possível ter uma real noção do quão atarefado você está.
Organize-se de acordo com a prioridade
Para que você gerencie o seu tempo de modo eficaz, é importante saber quais são as atividades mais urgentes e quais não são. Portanto, organize suas atividades de acordo com a prioridade que cada uma possui. Assim, você se dedicará às atividades com a urgência e agilidade que elas necessitam.
Não deixe para depois
Evite procrastinar. Em vez disso, faça o que precisa ser feito e, se a atividade não for assim tão agradável (embora necessária), tire alguns minutos para se preparar — evitando deixa-la para depois. A procrastinação causa desordem na rotina de trabalho e prejudica o bom desempenho das atividades.
Mantenha o ambiente de trabalho em ordem
Mantenha sua mesa de trabalho organizada e limpa, assim como a área de trabalho do seu computador. Pode parecer um cuidado bobo e desnecessário, mas esta é uma medida que contribuirá bastante para que sua rotina se mantenha organizada e você tenha foco nas atividades.
Dica extra: utilize um gerenciador de tarefas. Isso será importante para que você consiga lidar com as demandas do projeto. Existem vários aplicativos e técnicas para esta finalidade, sendo que uma delas é a técnica Pomodoro, muito utilizada na gestão de projetos.
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Imagem: Macrovector / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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