A Importância da Comunicação Eficaz nas Organizações

Todo o profissional deve ter como um de seus princípios básicos a boa comunicação dentro da empresa

A comunicação nas organizações é uma das formas mais eficazes da corporação sobreviver e prosperar no mercado competitivo atual. Essa ferramenta estabelece um relacionamento entre a empresa e os funcionários, permitindo que eles acompanhem as suas principais ações e verifiquem o impacto de suas tarefas no alcance dos resultados traçados. Com isso, os colaboradores ficam mais motivados a contribuir para o sucesso da companhia.

Para se ter uma ideia do quanto a comunicação é importante no cenário empresarial, mesmo quando os funcionários demonstram o interesse em cumprir suas tarefas, se não estiverem bem informados sobre os objetivos da companhia, a vontade de dar o máximo de si é reduzida. Quando utilizada adequadamente, essa ferramenta faz com que os colaboradores queiram "vestir a camisa" da companhia, porque sentem-se partes importantes do processo.

A implementação de uma comunicação interna eficaz permite a interação e integração de todo o universo corporativo. Entre seus objetivos estão informar os funcionários sobre a empresa e ambiente de trabalho, valorizar a participação de todos os colaboradores no andamento dos negócios, além de facilitar o relacionamento interpessoal. Além disso, a sua prática também é excelente na constituição da imagem passada pela empresa que é propagada pelos colaboradores fora do expediente de trabalho.

Elaborar boas estratégias de comunicação nas organizações faz com que os colaboradores tenham uma nova perspectiva da empresa na qual trabalham e não considerem conceitos externos. Dessa forma, eles se tornam verdadeiros embaixadores da empresa em que trabalham.

A comunicação nas organizações deve ser uma ferramenta de administração estratégica nos mais variados níveis hierárquicos para atingir o sucesso da organização. Nessa perspectiva, a sua prática não é responsabilidade de um departamento específico, mas sim de todos que os compõem a empresa, desde gestores a subordinados. Somente dessa forma, pode-se evitar ruídos e conflitos que atrapalhem o bom relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho.

No mercado atual, oferecer produtos e serviços com qualidade é uma obrigação das empresas. Seu diferencial está em valorizar o capital humano por meio de uma comunicação desenvolvida para os colaboradores. Assim, compreender a importância de praticar esse processo constitui um desafio para as empresas.

Mudanças provocadas pela prática da comunicação nas organizações

Uma comunicação eficaz no mundo organizacional pode ser entendida como aquela que transforma e muda a atitude das pessoas. Se a comunicação apenas mudar suas ideias, mas não provocar nenhuma atitude, então a ela não atingiu seu objetivo. Obter êxito nesse processo significa ter colaboradores mais criativos, flexíveis, trabalhando melhor em equipe, proativos e com engajamento muito maior para entregar sempre o melhor trabalho possível. Para isso, o conteúdo deve ser efetivamente aprendido para que as pessoas utilizem aquilo que foi propagado.

As empresas precisam trabalhar o desenvolvimento de uma cultura baseada no diálogo e troca de ideias, impressões e sentimentos para manter um bom funcionamento organizacional. Dessa forma, as pessoas conhecem melhor os objetivos da empresa em que trabalham, ficando sempre motivadas e confiantes sobre sua participação em cada conquista, além de mais à vontade para opinar sobre decisões. É importante que os colaboradores estejam alinhados quanto aos objetivos a serem alcançados, até mesmo no dia a dia, compreendendo quais são os valores, crenças e regras de conduta da empresa.

Como empregar a comunicação nas organizações

Considerando que o processo de comunicação somente é bem-sucedido quando o destinatário recebe, compreende e interpreta a mensagem, considerar as características do público-alvo é essencial para o sucesso dessa ferramenta. Nesse sentido, o processo de comunicação deve ter como foco o perfil dos colaboradores da organização em questão.

Cada pessoa tem sua própria construção de significados, sendo influenciada por toda carga cultural adquirida durante a vida. Ou seja, os indivíduos não são iguais, portanto pensam e agem de forma diferente!

O entusiasmo pode variar de pessoa para pessoa, uma vez que é um processo interno. Entretanto, a motivação sofre influência do meio externo, o que inclui a forma como a empresa se comunica e se relaciona com o funcionário. O inverso também ocorre: o comportamento humano dentro da organização varia de acordo com a experiência pessoal de cada trabalhador, e a comunicação deve se adaptar e levar em conta essas diferenças individuais.

Assim, a estratégia de comunicação precisa considerar os pontos em comuns dos colaboradores para que proporcione resultados positivos. A forma de se expressar, a escolha das palavras, o tom da voz ou o meio utilizado na comunicação são alguns dos recursos que devem ser considerados durante a prática da comunicação, uma vez que influenciam na forma como o receptor interpretará a mensagem recebida.

Gestão e comunicação

Como mencionei acima, a prática da comunicação deve fazer parte das tarefas de todos os níveis hierárquicos. Como intermediários entre os interesses da empresa e dos funcionários, os gestores precisam desenvolver essa habilidade para exercer sua função adequadamente. Essa ferramenta ajuda a construir um relacionamento melhor com sua equipe, em que há mais entendimento com relação as atividades delegadas.

Todas as decisões gestacionais devem envolver uma comunicação objetiva e precisa, até aquelas mais cotidianas. Para citar um exemplo, no ambiente organizacional, qualquer tipo de comunicação mal feita — e-mails mal escritos, memorandos com erros, telefones que não funcionam, informações confusas ou qualquer outro ruído na comunicação — pode atrapalhar o processo de disseminação da linguagem corporativa. Por isso, a comunicação assertiva é um cuidado que deve ser tomado pelos gestores para manter sua equipe sempre informada e motivada.

O feedback é uma ferramenta de suma importância para a eficácia do processo de comunicação nas organizações e também uma das tarefas dos gestores. Esse retorno permite acompanhar como a mensagem foi recebida pelos colaboradores, certificando-se que ela cumpriu o objetivo e, de fato, gerou a atitude esperada. Caso isso não ocorra, a mensagem deverá ser transmitida novamente, dessa vez, da forma mais apropriada às características da equipe em questão. Procure entender quais são as dúvidas a fim de esclarecê-las e melhorar cada vez mais a comunicação existente entre você e seu receptor.

Além desses recursos, outras atitudes são fundamentais para os gestores colocar em prática a comunicação nas organizações e contribuírem com o estabelecimento de um ótimo relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho.

  • Quando for chamar a atenção de alguém, faça de forma reservada e justifique o motivo, descrevendo o ocorrido;
  • Peça desculpas sempre que necessário. Isso não demonstra fraqueza, mas respeito;
  • Caso receba alguma informação que não procede, não cause nenhum tipo de constrangimento para esclarecê-la;
  • Se o clima esquentar por algum motivo, alivie a tensão sem elevar o tom de voz e faça o possível para que o clima desagradável seja dissolvido rapidamente.

Lembre-se: a comunicação, quando realizada de forma efetiva, favorece o envolvimento do colaborador com os princípios da empresa, reforçando seus valores frente aos parceiros. Além disso, ela é uma ferramenta que promove a sinergia para alcançar os resultados almejados.

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Sobre o autor

Autor

José Roberto Marques

José Roberto Marques é presidente do IBC, Master Coach Senior e Trainer. Um dos pioneiros em Coaching no Brasil, com mais de 25 anos de experiência em treinamento e desenvolvimento humano. Fundador e também presidente da Editora IBC, possui diversas obras publicadas. É professor convidado da Universidade de Ohio. Como Coach atende CEO’s e líderes de grandes organizações.

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