Entenda o conceito de premissas de um projeto e saiba como defini-las

Quando falamos de Premissas de um Projeto falamos de pressupostos que devem ser considerados e tratados como verdadeiros

Um dos grandes desafios de quem gerencia projetos é lidar, tanto com as possibilidades de sucesso, quanto com os respectivos riscos de falha. Dentre as várias questões ligadas à gestão de projetos está a definição de suas premissas. Pode parecer algo simples para ser definido, mas não é, uma vez que este processo será o responsável por conduzir a efetiva realização do projeto. 

Mas então, o que são as premissas de um projeto e como defini-las com eficácia e segurança?

Reunimos neste artigo as respostas para estas perguntas e muitas outras perguntas e esperamos, assim, contribuir para o sucesso do seu projeto. Vamos lá?!

O conceito de premissas

Quando falamos de premissas de um projeto falamos de pressupostos que devem ser considerados e tratados como verdadeiros. A partir do momento que nos propomos a elaborar um projeto, existem alguns pontos que são incertos e/ou que dependem de outras partes, que não estão sob nosso controle, para que se concretizem. Sendo assim, é preciso levantar situações e colocar hipóteses como verdade para que o planejamento seja concluído com sucesso.

Para garantir o bom andamento das etapas do projeto, é importante que as premissas estejam alinhadas com todos os envolvidos e tenham a validação dos stakeholders. As premissas podem ser eventos ou até mesmo ações, sendo elas fundamentais para estruturar o planejamento estratégico do projeto. Além disso, é importante que todas estejam documentadas e devidamente registradas, para eventuais consultas no futuro.

É importante enfatizar que são as premissas que garantem a praticidade necessária para que o projeto saia do papel e tome corpo em cenários reais. Por serem pressupostos, é essencial acompanhá-las para averiguar se estas se confirmaram como verdadeiras ou não. Estas constatações podem ser feitas através de auditorias ou mesmo durante a execução das tarefas do projeto.

Se ainda não ficou claro o que são as premissas de um projeto, veja alguns exemplos práticos abaixo para você visualizar:

• Uma premissa em um projeto de construção civil pode ser um tipo específico de revestimento para as paredes, uma vez que o cliente não impôs restrições;
• Em um desenvolvimento de software, uma premissa válida é definir qual será a linguagem da programação;
• Em um planejamento de festa de final de ano da empresa, determinar como premissa que o local do evento será a céu aberto, mesmo sabendo que existem grandes chances de chuva;
• Adotar uma região do Brasil para conhecer na viagem das férias pode ser considerada uma premissa, uma vez que os envolvidos ainda não sabem para onde ir.

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Como definir as premissas com eficiência

Na hora de definir as premissas do seu projeto é importante levar em consideração as características do mesmo. Do contrário, as chances das mesmas não serem verdadeiras serão altas e as consequências disso correm o risco de não serem as melhores possíveis. Para te ajudar neste processo, listamos aqui algumas dicas poderosas. Veja abaixo!

1 – Não ignore os riscos

Ao definir as premissas é preciso identificar os riscos embutidos em cada uma delas. Questione e liste o que pode acontecer, caso haja uma falha no cumprimento das mesmas. Trabalhe em sua enumeração e também na forma como você e a equipe vão proceder, na hipótese do cenário negativo verdadeiramente se configurar.

2 – Registre todas as possibilidades

Tão importante e necessário quanto definir as premissas é registrar todas as possibilidades do que poderá ser feito caso algum risco se torne real. Os registros também são necessários para que eventuais transtornos sejam contornados diante da não confirmação da premissa. Estes registros precisam estar acessíveis a todos os envolvidos no projeto.

3 – Inclua os gastos e investimentos financeiros

A confirmação ou a não confirmação das premissas pode resultar em gastos. Alguns riscos também exigirão investimentos financeiros para serem evitados. Por isso, fazer uma estimativa para lidar com tais situações é fundamental para o bom andamento do projeto. Além disso, é importante que os stakeholders reservem uma quantia para estas e outras eventualidades.

4 – Saiba trabalhar bem o tempo

Dentro de grande parte dos projetos o tempo é um fator considerado de extrema importância por praticamente todos os envolvido. Isso acontece por duas razões: a primeira delas tem a ver com o imediatismo com que se deseja alcançar algum tipo de resultado, de preferência, em um curto espaço de tempo; e a segunda diz respeito à necessidade de início de um novo projeto, que só acontece, a partir do momento que um trabalho em execução é realmente finalizado. 

Diante destes fatores, é de extrema importância que você e sua equipe executem suas atividades, com a finalidade de sempre valorizar o tempo, já que, ao fazer isso, vocês tem a possibilidade de gerar valor positivo ao cliente, oferecendo esta otimização a ele, e também de contribuir para que haja uma melhora na produtividade de todos. Algo que só trará benefícios, de uma forma geral. 

Assim, o que você deve fazer, antes de qualquer ação, é sempre realizar uma boa análise do seu projeto, procurando incluir no cronograma o tempo necessário para lidar com os possíveis contratempos que venham a surgir e que não estejam sob o seu controle, para que, dessa maneira, seja possível passar um prazo realista a seus stakeholders. 

5 – Transmita confiança e responsabilidade

Para que um projeto de fato alcance os resultados a que se propõe é de fundamental importância que o seu líder transmita aos stakeholders e a seus liderados total confiança e responsabilidade. Esta exigência se dá pela necessidade de fazer com que o próprio projeto seja levado a sério por todos e não seja prejudicado no futuro pela simples falta de comprometimento de seus executores. 

Neste sentido, é preciso que, ao definir as premissas do projeto que você está a frente, você se certifique que terá plenas condições de solucionar e lidar com quaisquer problemas que venham a surgir no meio do caminho, principalmente no que diz respeito à atrasos e à integração dentro de todo a execução do mesmo.

e atentar para isso, você mostra que se preocupa, não só com a credibilidade da sua liderança, como também com o engajamento e comprometimento de todos, algo que realmente precisa ocorrer, para que os resultados esperados sejam verdadeiramente alcançados. 

6 – Avalie e monitore

Defina períodos de avaliação para identificar com precisão se as premissas se confirmaram ou se há a possibilidade de algum risco se tornar real. Por ser um trabalho que requer muita atenção, o ideal é que tenha um profissional designado para esta tarefa de maneira exclusiva.

Premissas x Restrições

Tome cuidado para não confundir esses termos no meio do gerenciamento de projetos. Ao elaborar um planejamento, você deve considerar tanto as premissas como as restrições, para que as informações sejam dispostas com clareza e eficiência. Mas qual a diferença entre elas?

Enquanto as premissas tratam das suposições, hipóteses que devem ser consideradas verdadeiras, por conta de incertezas ou pela dependência de outras pessoas e processos, as restrições dizem respeito às limitações impostas de fato, tanto por fatores internos como externos. São eventos e ações variadas, que podem limitar ou até travar a execução de um projeto.

As restrições em um projeto podem ser divididas de duas formas: técnicas e comerciais. Veja abaixo alguns exemplos para saber, na prática, como essa terminologia funciona:

• Restrições Comerciais: dependem exclusivamente da sua organização. Entre as mais comuns estão o tempo de execução, o custo do projeto, o orçamento disponível, os recursos que você tem em mãos, etc.
• Restrições Técnicas: focam exclusivamente no lado da montagem do projeto. Imagine, por exemplo, que você está construindo um prédio e opta por um certo tipo de material para fazer a garagem do edifício. Esse material pode ter restrições, no que diz respeito à quantidade de peso suportada, por exemplo. Esse número é tipo como uma restrição técnica.

A importância das premissas e das restrições em um projeto

A partir do momento que entendemos as diferenças existentes entres estes dois conceitos, conseguimos elaborar o planejamento de um projeto de forma mais consciente, levando em consideração todos os cenários possíveis. É por esta e diversas outras razões, que vamos conferir a seguir, que ambos se fazem tão importantes no escopo de praticamente todo e qualquer tipo de projeto.

Premissas

Falando primeiro sobre as premissas, o podemos dizer é que a sua importância está no fato de que elas dão embasamento e respaldo ao planejamento que é elaborado pelo responsável pelo projeto, que no caso é o gerente.

Outro fator importante, é que ao elaborá-las este gestor consegue conferir maior agilidade ao projeto, uma vez que não fica preso à infinitas possibilidades, cenários e incertezas. Isso porque ele toma alguns destes como verdade e segue em frente, tendo em mente que pode ou não ter que lidar com eles no futuro.

Para isso, é preciso criar uma rotina de acompanhamento, a partir do momento que o projeto estiver em curso, para saber quais premissas estão se tornando realidade e quais não. Este processo pode ser realizado através de auditorias e também do gerenciamento de riscos.

Restrições

No caso das restrições, elas são importantes dentro deste contexto que estamos apresentando, porque deixam claras justamente as condições restritivas sob o qual o projeto foi elaborado. 

Como existe uma infinidade de formas que um planejamento pode ser executado, as restrições surgem como uma maneira de deixar documentadas as razões que fizeram com que o gestor escolhesse determinado caminho e não outro para seguir. Neste caso, o ideal é que fazer uma descrição dos cenários, que podem esclarecer o que, de fato, ele levou em conta neste processo de elaboração do projeto. 

Além disso, a partir do momento que tem clareza sobre as restrições, o gestor também consegue ter uma ciência maior sobre as regras que precisam ser constantemente seguidas, mesclando-as com os demais planos que fazem parte do projeto, como de custos, de riscos, entre outros. 

É importante enfatizar que, tal qual as premissas, é essencial que as restrições também sejam devidamente acompanhadas, uma vez que são fundamentais para que o projeto seja realmente bem-sucedido. 

Entendeu como funcionam as premissas? Não existem bons projetos sem que elas sejam consideradas durante a etapa de planejamento. Certifique-se que você acompanhou bem essas dicas que citamos, leia mais sobre o assunto e prepare-se para levar esses pontos em consideração em seu próximo trabalho. Espero que estas informações poderosas contribuam para o sucesso do seu projeto.

Agora, aproveite o espaço abaixo e conte-nos: quais são as premissas do seu atual projeto? Como você trabalha com esse conceito? Lembre-se: se este conteúdo te ajudou de forma positiva, curta e compartilhe em suas redes sociais, para ajudar outros profissionais de sua área e contribuir com o conhecimento de seus amigos!

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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.

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