Entenda o que é planejamento operacional.
O planejamento operacional é fundamental para tirar grandes ideias do papel e colocá-las em prática. Além de saber o que se deseja conquistar é necessário saber como se irá realizar. Elaborar uma sequência de passos rumo à concretização de suas expectativas é crucial para chegar ao sucesso.
No artigo a seguir iremos explicar com detalhes o que é planejamento operacional e qual é a sua relevância para as companhias. Boa leitura!
O que é planejamento operacional?
O planejamento operacional é também chamado de “plano de trabalho” e tem como foco ajudar a empresa a transformar ideias em ações. Cria-se uma lista de tarefas e processos que juntos contribuirão para a realização da ideia central. Em linhas gerais, podemos dizer que se trata de traçar o caminho por meio de uma estratégia para realizar a meta.
O planejamento operacional varia de empresa para empresa, pois depende dos seus objetivos e recursos. Devem ser envolvidos na elaboração profissionais de diferentes perfis. Inclui desde colaboradores de processos internos até aqueles relacionados à gestão de pessoas e recursos financeiros.
Planejamento operacional: por que é importante?
O planejamento operacional permite que a companhia torne suas metas mais palpáveis. Geralmente, esse plano de trabalho é feito com alguma antecedência, permitindo pensar a respeito dos cenários que podem surgir. Tendo esse planejamento esboçado é possível entender quais são os passos para tornar as metas uma realidade.
Uma das vantagens desse planejamento é a possibilidade de enxergar eventuais gargalos e barreiras nos processos internos. A partir desse panorama fica mais simples fazer ajustes para cumprir as metas e realizar os objetivos previamente estipulados.
Planejamento operacional: conheça os 3 passos de estruturação
Confira abaixo os 3 passos essenciais para a estruturação do planejamento operacional.
Passo 1 – Estruture os processos internos
Empresas de todos os portes precisam ter processos claros e bem definidos para alcançar os resultados desejados. Fica a dica de que pequenos negócios que estruturam seus processos desde o começo podem usar essa estrutura no futuro, quando o empreendimento crescer. A gestão de processos é essencial para fazer uma estrutura corretamente. Para isso é necessário:
Padronizar
A padronização assegura a qualidade do trabalho e reduz o risco de erros, algo determinante para ter melhores resultados. Também permite gerir o tempo corretamente.
Organizar
O ciclo de etapas deve ser bem definido em cada processo. Toda tarefa deve ter uma ordem para ser executada. Quando existe organização é mais fácil evitar que passos relevantes sejam ignorados, ampliando o comprometimento com o fluxo de trabalho. A rotina da companhia se torna mais fluida e dinâmica com processos internos bem estruturados.
Definir processos a serem mapeados
Os processos que serão mapeados devem ser devidamente documentados e registrados. Independentemente de qual seja o processo em questão, é importante criar um passo a passo das ações que o compõem.
Documente cada processo
Cada processo da companhia deve ser documentado e ter os seus detalhes registrados. Todos eles precisam ser registrados para tornar possível escalá-los, garantindo o desempenho. Assim, quando um funcionário sai da empresa não deixa um buraco por não haver a documentação de como os processos realizados por ele devem ser feitos.
Treine sua equipe
O treinamento da equipe é imprescindível para tornar o fluxo de trabalho mais fluido e dinâmico.
Avalie e mensure o processo
Analise se o processo em questão deu certo. Se sim, avalie o que pode ser melhorado para que sejam alcançados resultados ainda mais positivos. Por outro lado, se não tiver funcionado é importante mapear e identificar os motivos que levaram ao insucesso para evitá-los no futuro.
Passo 2 – Atenção à gestão do fluxo de trabalho e gestão financeira
Confira abaixo mais detalhes deste tópico.
Gestão do fluxo de trabalho
Uma boa gestão do fluxo de trabalho é essencial para realizar as metas da companhia. Quando esse processo é devidamente estruturado, torna-se mais simples identificar barreiras e falhas. Com o passar do tempo, essas questões podem impactar negativamente a produção.
Gestão financeira
Para não perder recursos financeiros é necessário fazer um bom gerenciamento das finanças. Afinal, depende de ter recursos financeiros manter o planejamento operacional caminhando. Uma gestão financeira estratégica é necessária para manter o empreendimento com a situação econômica vantajosa.
Passo 3 – Crie um fluxo de tarefas claro
Ter um fluxo claro de tarefas é essencial para que o planejamento operacional realize os seus objetivos. Dessa forma, é preciso dedicar tempo ao mapeamento de todos os pontos de conexão entre os clientes e o produto final. Uma forma prática de organizar esse fluxo é criar um padrão para a realização de cada atividade.
Se as atividades do dia a dia da sua empresa têm uma sequência clara de ações fica muito mais simples colocá-las em prática. Trata-se de criar uma base para que os colaboradores saibam exatamente o que fazer e quando fazer para chegar ao resultado esperado.
Revise sempre!
Tendo colocado os três passos mencionados acima em prática, é importante fazer uma revisão para entender o que pode ser melhorado. A ideia é olhar para o trabalho pensando em quais são os pontos críticos passíveis de serem aperfeiçoados.
Os prazos, os recursos financeiros, a equipe, está tudo caminhando bem ou pode melhorar? O mapeamento dos riscos permite enfrentá-los com mais certeza de sucesso. Os erros do caminho ajudam a encontrar as respostas de como acertar no futuro.
As estratégias devem caminhar junto com o planejamento operacional para que os resultados possam ser alcançados. Esse momento de revisão serve para que a companhia identifique o que não saiu como o esperado no caminho e como resolver. Tenha em mente que sempre é possível melhorar os processos e assim chegar a respostas mais interessantes.
Com o processo de melhoria constante a organização se fortalece e se posiciona mais estrategicamente no mercado. É uma forma de se tornar mais competitiva e desenvolver uma relação mais positiva com seus clientes.
Gostou de saber mais sobre planejamento operacional? Coloque as dicas em prática e conquiste resultados!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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