Como fazer uma boa gestão de custos?

gestão de custos - como fazer!
A gestão de custos é fundamental para o crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa.

Em um momento de crise econômica, o cuidado com a gestão de custos é importantíssimo para a evolução e sobrevivência do seu negócio. Para isso, é fundamental que você tenha controle do que entra e sai do setor financeiro da sua empresa, de modo que você saiba exatamente tudo o que acontece no negócio e deixe seu produto no ponto certo para a venda.

Todo empreendedor, seja ele dono de uma grande ou pequena empresa, deve ter a preocupação de realizar uma boa gestão administrativa e financeira do seu negócio. Nos casos em que o capital é advindo de terceiros, é fundamental que essa gestão seja satisfatória a fim de justificar o incentivo junto à instituição que realizou o financiamento ou investimento.

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Uma boa gestão do capital é crucial para que a empresa sobreviva a uma economia volátil e à concorrência. As pequenas empresas, em especial, precisam ser cautelosas com suas decisões financeiras desde o início. É preciso mais do que apenas uma boa ideia para executar um negócio: toda empresa precisa de uma estrutura financeira que gere um lucro para permanecer em funcionamento.

Redução de custos

É importante que os empresários estejam sempre atentos para manter suas despesas sob controle, mas, claro, sem prejudicar a satisfação do cliente. Cada negócio tem dois tipos de custos: fixos e variáveis.

Os custos fixos são aqueles que vão existir mesmo se a empresa não realizar nenhuma venda, enquanto os variáveis são aqueles que podem ser maiores ou menores, dependendo do quanto a empresa gastou para vender ou fabricar produtos, por exemplo.

É possível reduzir os dois tipos de custos com algumas medidas simples, tais como: utilizar softwares para fazer ligações gratuitas pela internet, colocar telhas transparentes em alguns pontos para economizar os gastos com luz elétrica, fazer acordos com fornecedores para conseguir descontos, entre outros.

Controle financeiro eficiente

Uma das primeiras coisas que você deve fazer é se educar sobre os vários aspectos das finanças. Para começar, aprenda a ler as demonstrações financeiras da empresa. Por meio delas você terá todas as informações necessárias sobre o seu dinheiro, como entradas, saídas e destinos.

As demonstrações contábeis contêm 4 detalhes essenciais:

  • Demonstrativo de fluxo de caixa: analisa as atividades operacionais, investimentos e entradas e saídas financeiras;
  • Balanço Patrimonial: o Balanço Patrimonial fornece informações relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa;
  • Demonstração de resultados: mostra a receita obtida dentro de um período de tempo específico;
  • Patrimônio líquido: representa o valor pelo qual a empresa é financiada por meio de ações ordinárias e preferenciais.

4 dicas para a gestão de custos da sua empresa

Por menor que sua empresa seja, sempre existirão custos relacionados à aquisição de matéria-prima, mercadorias, produtos de embalagem ou dos impostos necessários para abrir e manter o negócio. Nesse sentido, identificar os gastos e lucros do seu comércio é a melhor forma de mantê-lo vivo.

Veja algumas dicas de como fazer uma boa gestão de custos:

  • Tenha disciplina e esteja sempre atento aos erros e oportunidades;
  • Observe e anote todos os gastos e lucros da sua empresa, separando os custos variáveis dos fixos;
  • Tenha o senso crítico para perceber quando alguns gastos estão sendo desnecessários e tenha pulso firme para cortá-los;
  • Procure enxergar as oportunidades de investimento e aumente as chances de crescimento da sua empresa.

Por que é importante fazer a gestão dos custos?

Ao fazer a gestão de custos, se torna muito mais fácil identificar qual de seus produtos e serviços estão dando mais lucro, quais deles precisam ser excluídos da lista de produção e quais devem ser produzidos em maior quantidade para suprir a demanda.

Outro ponto positivo que a prática da gestão de custos oferece é uma previsão do fechamento financeiro do final do mês. Isso porque saber o que e quanto você vendeu durante os dias do mês pode auxiliar no planejamento do mês seguinte, ou até mesmo incentivar a criação de ações que promovam aumento das vendas nas últimas semanas de um mês que está indo mal.

A gestão e custos, portanto, é uma excelente ferramenta para manter o equilíbrio financeiro da sua empresa, além de diminuir as chances de gastos desnecessários. Planeje a técnica de gestão de custos o quanto antes dentro da sua empresa, e veja como fica mais fácil administrar o seu negócio.

Agora que você entende como fazer uma boa gestão de custos, deixe uma mensagem com sua opinião sobre o tema. Você já trabalha com essa técnica em sua empresa?

6 Tipos de custos mais comuns de uma empresa

Os custos de uma empresa vão desde os investimentos iniciais, até a criação e comercialização de um produto ou serviço.

Os gastos de uma empresa são necessários para que ela consiga oferecer produtos/serviços de qualidade a seus clientes, gerando receita e lucro. Esses gastos estão presentes em inúmeros setores da organização, e identificá-los é essencial para que uma gestão assertiva possa ser realizada e torne o lucro superior aos gastos.

Os custos de uma empresa vão desde os investimentos para iniciar suas atividades, até a criação e comercialização de um produto/serviço. É necessário identificar cada um destes e de outros custos para que o ciclo de vida da empresa não seja comprometido.

Principais tipos de custos de uma empresa

Contratação de colaboradores

Contratar, capacitar e até demitir um colaborador são ações que trazem custos para a empresa. Na fase de contratação, a organização está empenhada em encontrar o profissional ideal e, enquanto isso não ocorre, ela perde tempo e produtividade. Quando um colaborador é contratado, iniciam-se os custos com treinamentos para que ele seja capacitado a desempenhar corretamente as atividades exigidas pela empresa. Quando um profissional é demitido, por outro lado, existem os custos com pagamentos, direitos trabalhistas e FGTS.

Aquisição de materiais

Referem-se aos custos de matéria-prima, móveis, equipamentos e produtos. É necessário que esses custos sejam apurados de forma precisa, de modo que o excesso ou escassez de materiais não gerem prejuízo para a empresa. Outro fator importante é o uso consciente e sustentável dos móveis e equipamentos, já que a depreciação desses bens pode ocasionar em gastos maiores.

Aluguel

Correspondem aos gastos com aluguel e condomínio da infraestrutura da empresa. É importante que o dono do empreendimento analise se o espaço disponível é realmente necessário para o funcionamento do seu negócio e não se torne mais um gasto desnecessário.

Insumos produtivos

São os custos ligados ao funcionamento do maquinário e à produção dos produtos e serviços, tais como água, eletricidade, internet e telefone. Esses custos afetam diretamente a produtividade da empresa e devem entrar no valor final do produto/serviço.

Logística

Estoque, armazenagem, transporte e encomenda são alguns dos custos referentes a logística da empresa.

Custos referentes a escassez

São os custos de quando a empresa não possui estoque para suprir a demanda do seu público-alvo. São por exemplo: multas de contrato e perda de venda que resulta em diminuição do fluxo de caixa.

É fundamental que a empresa identifique quais são os seus custos fixos e quais são os seus custos variáveis:

  • Custos fixos: são aqueles que não sofrem variação de valor, independentemente da produção do mês;
  • Custos variáveis: são estabelecidos de acordo com a produtividade da empresa.

Ao identificar esses custos, a empresa consegue estipular quanto deve cobrar pelos seus produtos/serviços, bem como o que pode ser vetado, economizado e mantido para garantir o funcionamento de suas atividades, além de garantir a definição de estratégias de rentabilidade.

Procure ajuda profissional

No início de uma empresa, é natural que o gestor acabe fazendo vários tipos de atividades. Entretanto, conforme o negócio for crescendo e as funções aumentando, contratar ajuda de um profissional é importante, principalmente para cuidar das finanças.

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Claro que o empreendedor pode e deve continuar acompanhando as finanças da empresa de perto. Entretanto, ter um colaborador para atividades como fazer pagamentos e conciliação bancária, por exemplo, tornará a gestão administrativa muito mais eficiente.

Para que todos os custos sejam estabelecidos, o gestor deve conhecer bem o seu negócio, de modo a ser capaz de tomar decisões assertivas e elaborar um planejamento e uma gestão financeira eficaz. Para ajudar neste processo, o Coaching é uma metodologia que fornece consultoria empresarial para que o gestor entenda seu negócio, bem como seu público-alvo, produto/serviço e atividades realizadas dentro da empresa.

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Imagem: interstid / Shutterstock

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