Gerir uma empresa é uma tarefa árdua e desafiadora. Entretanto, existem algumas ferramentas administrativas que podem auxiliar na execução dessa atividade de forma eficaz e simplificada.
As ferramentas administrativas são técnicas de gestão de empresas que podem auxiliar nas tomadas de decisão e no gerenciamento da instituição, otimizando pensamentos, ideias e mostrando o caminho para iniciar as ações. A utilização dessas ferramentas contribui para a análise dos problemas, resultando em soluções pertinentes no planejamento e no gerenciamento de projetos.
São instrumentos que tornam a gestão empresarial mais alinhada com o atendimento das necessidades da empresa em cada momento de sua jornada no mercado. O conhecimento de tais ferramentas e o entendimento de sua adequação a diferentes contextos é o caminho para que o gestor tome decisões mais consistentes.
Com o tempo e conforme sua utilização, as ferramentas podem ser modificadas de acordo com as necessidades particulares do seu negócio ou a complexidade das operações que você necessita, propiciando evolução constante em sua administração.
O uso das ferramentas administrativas pode ter como objetivo determinar quais são os problemas atuais e suas potenciais soluções, assim como podem ser usadas para planejar ações futuras e gerir projetos. Logo, são mecanismos que podem contribuir para resolver questões problemáticas e direcionar ações para o futuro. Continue lendo para conhecer as principais ferramentas administrativas.
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Ferramentas administrativas: conheça as principais
Novas ferramentas administrativas são criadas constantemente de maneira que é impossível citar todas as que existem, porém, dentre esse universo há aquelas que se destacam por sua eficiência de gestão. A seguir vamos apresentar ferramentas administrativas que são cruciais para o gerenciamento de uma companhia.
1 – Fluxograma
Uma ferramenta de grande utilidade no contexto empresarial, o fluxograma permite a representação gráfica de um fluxo ou processo realizado dentro da companhia. Para isso, é convencionado o uso de alguns símbolos que permitem compreender a mensagem que está sendo transmitida pela representação.
2 – Organograma
Essa ferramenta tem como objetivo representar de maneira simplificada as relações hierárquicas existentes dentro de uma empresa. Basicamente, as empresas são divididas em: departamentos, unidades funcionais e cargos. Todas essas relações possuem uma comunicação entre si, pois são partes que formam um todo.
3 – Cronograma
Trata-se de um esquema de planejamento gráfico em que fica evidenciado o tempo necessário para a realização de todas as atividades pertencentes a um processo. Além de gerenciar os prazos, o cronograma permite que haja mais conversação entre os diferentes setores que estão trabalhando para a concretização do projeto. Há softwares que permitem criar cronogramas editáveis em que cada participante altera o status de sua tarefa constantemente.
4 – Missão
Essa ferramenta é utilizada para determinar a finalidade de existência da empresa, o que direciona o seu motivo de estar no mercado. Para fazer a determinação da missão é indicado responder a algumas perguntas:
- Qual o motivo da empresa existir?
- O que essa empresa faz?
- Para quem a empresa faz?
Quando a companhia chega ao mercado, precisa ter a sua missão devidamente definida como uma forma de direcionar todas as atividades que serão realizadas pela mesma.
5 – Visão
Essa definição diz respeito ao objetivo que a companhia possui, ou seja, o que se espera da empresa em um determinado espaço de tempo, geralmente, a visão é pensada em curto prazo. Conforme a organização vai evoluindo em sua busca, tende a alterar a sua visão, passando a ter outros objetivos. Há perguntas que também funcionam como guia para definir a visão da companhia:
- Qual a expectativa da empresa?
- Qual é a direção pretendida pela companhia?
- Onde se espera estar?
- O que se espera que a companhia seja?
- O que está sendo construído?
- Os recursos (financeiros, humanos e de outra ordem) estão sendo usados para chegar a esse resultado?
6 – Valores
Caminhando lado a lado com a missão e a visão, os valores são uma importante ferramenta administrativa para guiar a forma como o negócio será gerenciado. Em linhas gerais, eles representam as regras éticas que norteiam as ações da companhia.
São as regras morais que direcionam a maneira como as questões serão trabalhadas no dia a dia dos empreendimentos, seja por seus fundadores, líderes ou colaboradores. Entre as perguntas que podem ajudar a definir os valores estão:
- Qual o comportamento que se espera dos funcionários?
- Como deve ser o relacionamento dos colaboradores entre si?
- Qual a relação entre os colaboradores e os clientes?
- Como a organização realiza seus negócios?
- Qual a responsabilidade da empresa diante da sociedade?
- Quais são os princípios e valores imprescindíveis para que a empresa consiga fazer aquilo que faz, para quem faz e para o que ela pretende se tornar?
Missão, visão e valores é uma tríade fundamental para dizer o que é a empresa, o que ela pretende se tornar e como ela pretende realizar esse intento.
7 – Brainstorming
A palavra inglesa brainstorming pode ser traduzida como sendo uma tempestade de ideias e trata-se de uma das ferramentas administrativas bastante útil no dia a dia das empresas. Trabalhar com a coleta de várias ideias pode ajudar a chegar a uma resposta mais sólida sobre o melhor caminho a seguir. Basicamente, se trata de um processo em que a equipe se reúne para listar várias ideias que podem ser aplicadas para solucionar um problema, para criar um produto/serviço novo, entre outras possibilidades.
Espera-se que as pessoas deem várias sugestões acerca do tema central, de forma que em algum momento se chegue ao caminho mais plausível de ação. É natural que, durante essa tempestade de ideias, surjam várias sugestões que inicialmente parecem absurdas e/ou desconexas do que se espera.
O ideal é ir anotando todas as sugestões, pois, em algum momento, o que seria descartado acaba levando a uma resposta mais coerente para a questão. O brainstorming pode ser aplicado para as mais variadas finalidades e ainda contribui para uma aproximação entre os membros da equipe.
Outras ferramentas administrativas
Além das ferramentas citadas, existem outras também bastante úteis, observe.
Para observar, analisar e buscar problemas organizacionais, as ferramentas mais indicadas são: Matriz trade-off, Brainstorming, Coleta de dados/Estratificação, Técnica Nominal de Grupo (TNG), Diagrama causa-efeito, Diagrama ou gráfico de Pareto.
Para trabalhar a comunicação e o planejamento empresarial, temos: Gráfico do processo de decisão (PDPC), Diagrama Árvore, Diagrama de afinidades, Diagrama Matriz, Procedimento Padrão Operacional (PPO), Diagrama PERT/COM, MASP, Matriz de definição de causa, Padronização ou fluxograma, e a mais conhecida Planilha 5W2H.
Ferramentas administrativas: utilize no momento certo
As ferramentas administrativas são recursos que permitem auxiliar o gestor na tomada de decisões essenciais para o bom andamento do empreendimento e, também, para definir as suas expectativas de futuro. Para cada momento há ferramentas que são mais adequadas e saber escolher as mais úteis para cada situação contribui para fazer um gerenciamento mais assertivo.
Vale destacar, entretanto, que apenas saber usar ou conhecer uma ferramenta administrativa não torna sua gestão mais fácil. É importante saber aplicá-las de forma correta e no momento certo. A utilização incorreta de uma ferramenta resulta na coleta de dados equivocados, o que pode impossibilitar a resolução e planejamento de ações corretivas.
Atualmente, empresas de todos os portes reconhecem a relevância de usar ferramentas administrativas que auxiliam na organização da lógica de trabalho e definição dos passos a serem dados a seguir. A aplicação dessas ferramentas diminui consideravelmente as margens de erro, seja pela contribuição de organização gráfica das ideias ou por estabelecer um sentido para a realização das ações.
Para finalizar, vale dizer que as ferramentas administrativas possuem cunho otimizador e administrativo. Por causa disso, podem ser aplicadas a quaisquer situações, não se limitando ao âmbito empresarial. Elas também podem auxiliar, por exemplo, na identificação de problemas em sua vida financeira e até contribuir para a realização de uma meta ou sonho.
Você conhece e utiliza as ferramentas administrativas? Comente aqui quais foram as mais eficientes para você. Aproveite e compartilhe este artigo com os seus amigos e conhecidos das redes sociais.
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Imagem: elenabsl / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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