Confira 6 dicas de como evitar o retrabalho.
O retrabalho é um dos problemas mais enfrentados por empresas de diferentes setores. A necessidade de refazer algo que não foi concluído corretamente acarreta em prejuízos de tempo e de recursos.
Essa refação pode ser resultante de uma série de fatores, estando entre os mais comuns os ruídos de comunicação, prazos apertados, falta de planejamento ou falta de acompanhamento.
Ressaltamos que nem sempre será possível evitar o retrabalho, mas certamente há formas de reduzir a sua constância. Algumas medidas podem ser tomadas para reduzir a quantidade de tarefas que precisam ser refeitas.
No artigo a seguir iremos explicar mais sobre o que pode gerar o retrabalho e como evitar. Vamos começar?
Por que é importante evitar o retrabalho?
O retrabalho representa uma fonte de desperdício de tempo e recursos das companhias. Além disso, as refações podem afetar a autoestima e a motivação dos colaboradores. Ao precisar refazer uma tarefa, o profissional pode sentir que desperdiçou seu tempo ou que não está atendendo as demandas da organização. O retorno das tarefas impacta significativamente o comprometimento da equipe.
No dia a dia, a necessidade de refazer as tarefas leva ao atraso do que precisa ser entregue. Os prazos vão sendo, sucessivamente, perdidos e isso gera um descompasso entre as entregas e as demandas. A pressão gerada pela dificuldade de cumprir prazos contribui para tornar o ambiente corporativo mais tenso e estressante.
Obviamente, imprevistos acontecem e levam a erros, porém, quando o retrabalho é regra e não exceção se tem uma situação difícil. O elevado número de refações demonstra uma gestão de processos ineficiente. A busca pela melhoria contínua dos processos é o segredo para deixar o retrabalho no passado.
Retrabalho: confira 6 dicas de como evitar
Confira abaixo uma lista de 6 dicas de como evitar o retrabalho na sua companhia.
1. Otimize os processos
Atividades repetitivas podem e devem ser otimizadas, ou seja, ser realizadas com o auxílio de ferramentas tecnológicas. Além de ter processos mais precisos e com mais qualidade, essa otimização reduz o tempo de realização das tarefas. Quanto maior for a otimização, menor será o risco de erros. Lembrando que as atividades repetitivas representam boa parte dos erros.
O mais interessante é que, enquanto as ferramentas realizam as tarefas repetitivas, os colaboradores podem se dedicar às tarefas criativas. Os profissionais da sua equipe poderão voltar sua atenção para desenvolver soluções estratégicas que envolvem raciocínio lógico. As máquinas podem realizar as tarefas repetitivas e passíveis de erro enquanto as pessoas focam em suas habilidades.
2. Elimine os ruídos de comunicação
Se há ruídos de comunicação em uma equipe, não importa o quanto os profissionais sejam preparados, haverá problemas. A comunicação precisa ser clara e transparente, as informações precisam sair e chegar corretamente do ponto A para o ponto B. As falhas de comunicação podem levar a dúvidas e isso abre margem para interpretações equivocadas. Pequenos mal entendidos podem se tornar grandes erros.
Uma comunicação eficiente é determinante dentro de companhias em que uma mesma equipe é responsável por realizar várias tarefas simultaneamente. Isso também vale para contextos em que as tarefas têm diferentes status de prioridade.
3. Planeje, desenvolva um cronograma e cumpra-o
Planejar e seguir o planejado é determinante para evitar problemas de execução ao longo do percurso. Quanto menor for o prazo de entrega, mais planejamento se deve ter, pois esse modo de agir contribui para evitar erros. A equipe passa a ter uma visão melhor das atividades a ela vinculadas.
O ideal é ter um cronograma visual em que todos possam acompanhar o status de realização de cada etapa e quem é o responsável. Por meio do planejamento é possível entender como as atividades estão sendo desenvolvidas e como corrigir eventuais erros. Mapear as medidas preventivas é mais simples com um planejamento e um cronograma.
4. Identifique processos que são ineficientes
Uma forma de evitar uma sucessão de retrabalhos é investigar a fundo os processos. Observando de perto as atividades da companhia, fica mais simples compreender onde estão os problemas. Por que um determinado setor está sempre tendo retrabalho? Lembrando que se trata de uma busca pela identificação de falhas e gargalos e não de culpados.
Com o devido mapeamento das atividades realizadas pela companhia, a equipe terá uma visão mais clara dos problemas e potenciais soluções. Desenvolver uma boa gestão de processos é essencial para uma tomada de decisões estratégicas. Todas as etapas precisam ser devidamente analisadas para que possam ser melhoradas. Deve se tornar um hábito a busca pela máxima eficiência, assim se evita o retrabalho.
5. Determine os responsáveis por cada processo
Toda e qualquer empresa conta com diferentes processos internos. Cada processo é resultado de uma sucessão de etapas. E cada etapa é realizada por um determinado colaborador e conta com a supervisão de um gestor. Definir com clareza quais são os colaboradores responsáveis pelas atividades é crucial para ter melhores resultados.
Uma forma de evitar o retrabalho é delegar as responsabilidades de acordo com as funções dos colaboradores. Isso evita sobrecargas em alguns profissionais e ajuda a situar outros em seus papéis. Quando as funções estão devidamente distribuídas é mais fácil acompanhar a sua execução e resultados.
Além disso, estar alocado em uma determinada atividade contribui para que o colaborador conheça melhor essa tarefa. Logo, os membros da equipe se tornam especialistas em suas responsabilidades, reduzindo consideravelmente as chances de erros. Reduzir os erros em potencial é o segredo para ter mais eficiência.
6. Estabeleça começo, meio e fim dos processos
Há processos longos que demandam a atenção de várias pessoas e que são desmembrados em diferentes atividades. Nessa configuração é difícil ter uma visão única das atividades, prejudicando o entendimento. Exatamente por isso é tão relevante mapear e compreender os processos como algo com começo, meio e fim.
O mapeamento das atividades também permite que os colaboradores exercitem a sua memória em relação aos processos. Se um colaborador deixar a equipe amanhã, será relativamente fácil substituí-lo sem perda de eficiência. Com esse cuidado é possível reduzir e muito o retrabalho.
O retrabalho é bastante prejudicial para o bom andamento de uma empresa!
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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