Confira algumas dicas para ajudar você a administrar melhor o tempo no trabalho.
Você consegue realizar todas as tarefas que planeja durante o dia? Consegue cumprir os prazos no trabalho, bem como comparecer aos compromissos fora deles? De 0 a 10, que nota você dá para sua qualidade de vida? Todos nós temos funções a executar, e a maneira como lidamos com nosso trabalho pode afetar diretamente a vida pessoal.
A administração do tempo no trabalho se reflete na qualidade de vida, pois dessa organização depende conseguir cumprir todas as suas prioridades. No artigo a seguir explicaremos o conceito de administrar o tempo e como isso te ajudará a ser uma pessoa mais plena. Vamos começar a organizar a sua rotina?
O que é administração do tempo?
Administrar significa gerenciar algo, ou seja, otimizar o uso dos recursos, minimizando as perdas. Então, a administração do tempo diz respeito a aproveitar bem os períodos que se tem disponíveis para realizar as suas tarefas com qualidade e dentro dos prazos. Dessa forma, trata-se de fazer uma gestão focada em produzir com qualidade e eficiência. É o conceito de fazer mais e melhor.
A ideia é analisar quais são os momentos de potenciais perdas de tempo e como eles podem ser ressignificados. Por exemplo, imagine uma pessoa que passa duas horas em deslocamento em um ônibus todos os dias. Nesse período, ela pode tentar encaixar alguma tarefa, como ouvir um podcast de algum tema relevante ou até ler.
Mas, é essencial esclarecer que o conceito de administração do tempo vai além dessa ressignificação. Há técnicas que contribuem não somente para organizar as tarefas, mas também para transformar a vida das pessoas. Realizar essa transformação tem reflexos diretos na vida pessoal e profissional do indivíduo e das empresas.
Administrando o tempo: confira dicas importantes
A boa administração do tempo não apenas economiza preciosos minutos, mas também a nossa energia. Sem organização, não temos o foco necessário para colocar em prática os compromissos da agenda ou finalizar as demandas dentro do prazo, e acabamos nos desgastando mais do que deveríamos.
Definir prioridades e o tempo que será gasto com cada atividade pode ser uma solução para se organizar. Dessa maneira, você pode ter mais momentos com a família, amigos, se dedicar aos estudos, praticar esportes ou realizar tantas outras atividades que contribuem para a melhoria da sua qualidade de vida.
Para ajudar a administrar melhor o tempo no trabalho, a fim de melhorar sua qualidade de vida, vale a pena anotar algumas dicas, acompanhe!
1. Planeje com alguma antecedência
Para conseguir otimizar o tempo, é fundamental se planejar e não precisa ser com tanta antecedência. Se você conseguir planejar no final do dia o que fará amanhã já está ótimo.
Liste as tarefas por ordem de prioridade e estabeleça um prazo para realizar cada uma delas. Adicione uma margem de segurança no tempo para ter certeza de que conseguirá concluir tudo o que precisa fazer.
2. Siga seu planejamento
Procure seguir o que planejou para o dia. Imprevistos acontecem, assim como adaptações, mas tente executar suas prioridades e seguir seus horários sempre que possível. Por isso, indicamos acima a importância de adicionar margens de segurança que permitirão expandir o tempo que será dedicado para cada atividade. Se não conseguir realizar tudo o que planejou para o dia, pense em como pode remanejar sem prejuízos.
3. Evite stress em seu expediente
Não agende grandes atividades para serem realizadas uma em seguida da outra. Procure distribuir suas demandas de maneira que não exijam 100% de foco e concentração por todo o tempo, alternando tarefas difíceis com as de fácil execução.
O segredo está em conceder tempos de respiro para o seu cérebro. Depois de um grande esforço é importante ter um momento de relaxamento, mas sem deixar de realizar alguma atividade relevante.
4. Mantenha sua mesa, agenda e seus e-mails organizados
A todo o momento, precisamos de informações que estão em e-mails e agendas. A fim de não perder horas procurando informações espalhadas, deixe tudo guardado em pastas. Organize-se para não se perder entre papéis e objetos espalhados. Essa organização deve ser tanto para a esfera digital quanto para a física.
Use arquivos e organizadores para te ajudar a armazenar tudo o que precisa sem se perder. Uma forma prática de fazer essa organização é considerar o que precisa estar mais acessível, ou seja, o que deve estar na sua mesa. O que não é usado com tanta frequência pode ficar armazenado em gavetas ou caixas. O simples fato de saber onde está cada coisa ajuda a economizar um tempo considerável.
5. Evite a procrastinação
Deixar para amanhã o que pode ser feito hoje é a receita para se sobrecarregar e estressar. Se você deseja utilizar seu tempo com mais qualidade é essencial evitar a procrastinação. Tem algo para fazer? Então faça imediatamente, não deixe que as tarefas se acumulem. Para quem tem dificuldades para fugir da procrastinação fica a dica de identificar quais são seus estímulos para agir assim. Elimine-os e cumpra todas as tarefas da sua lista.
6. Elimine os “ladrões de tempo”
Muitas pessoas acreditam que não há grande problema em deixar as tarefas de lado por cinco minutos para conferir as atualizações de uma rede social. Contudo, essas pausas dificilmente duram apenas cinco minutos e têm grande capacidade de desconcentração.
Para administrar o seu tempo de uma maneira melhor, é essencial eliminar esses “ladrões de tempo”. Analise quais são as atividades desnecessárias que mais roubam tempo das tarefas prioritárias e elimine-as.
7. Estabeleça incentivos
O que te motiva a querer administrar melhor o seu tempo? Você quer ter mais tempo para passar com a sua família? Quer ter tempo para ler? Assistir aquela série que todo mundo está comentando?
Sempre que estiver com dificuldade de colocar as mudanças em prática, lembre-se do que você está buscando. Ter uma meta que tornará sua vida melhor é determinante para se manter empenhado no que precisa fazer.
Também é válido criar pequenos incentivos entre as tarefas. Quando concluir uma atividade importante, por exemplo, você pode se premiar com uma pausa para um cafezinho. Depois de concluir um projeto longo, permita-se comemorar saindo com os amigos.
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Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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