O profissional eficiente tem a capacidade de realizar suas tarefas dentro do menor período possível.
Você sabe o que é eficiência? Talvez você tenha respondido rapidamente que sim, porém, é válido saber que muitas pessoas se confundem com esse conceito. Uma das confusões mais comuns é aquela que se dá entre eficiência e eficácia.
Entender o que significa realmente ser eficiente é fundamental para o seu crescimento pessoal e profissional. Então, vamos continuar na busca pelo entendimento? Siga a leitura!
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O que é eficiência?
Uma das formas mais simples de conhecer o significado de uma palavra é fazer uma busca em um dicionário. De maneira geral, os dicionários definem a eficiência como a capacidade de produzir um efeito. É uma qualidade atribuída a algo ou alguém capaz de produzir com o mínimo de erros ou de meios.
Logo, chegamos à conclusão que ser eficiente significa produzir utilizando o mínimo de recursos. Imagine que você precisa realizar um projeto, este será eficiente se for realizado utilizando o mínimo de recursos disponíveis. Além disso, a eficiência também está em executar o projeto no menor tempo possível e com o menor investimento.
Para ficar mais claro, vamos exemplificar de outra forma:
Suponhamos que você irá se preparar para realizar um exame, no qual pretende ter uma boa nota. Para isso, separou todo o material necessário, participou de todas as aulas, fez todas as atividades propostas e ainda estudou todo o conteúdo necessário com foco total. No processo de preparação do exame, você foi eficiente. Porém, é importante saber que ser eficiente não garante eficácia, ou seja, o resultado desejado.
O que é eficácia?
Lembra que mencionamos que é normal que as pessoas confundam eficiência e eficácia? Por isso é importante conhecer bem os dois conceitos. De acordo com as definições de dicionários, a eficácia consiste na força latente que algumas substâncias possuem para causar efeito. Em sentido figurado, a eficácia se refere à virtude de tornar algo real ou efetivo. É a força de produzir efeitos.
A partir dessas definições, chegamos à conclusão de que a eficácia diz respeito a alcançar os seus objetivos. Essa busca pela realização dos objetivos não poupa esforços e nem recursos. Uma pessoa eficaz é aquela empenhada em realizar um objetivo, independentemente do que seja necessário para isso.
Um projeto apenas poderá ser considerado eficaz se contar com a definição de objetivos previamente. Se não há objetivos definidos, não há como mensurar a eficácia da empreitada.
Ser eficaz se refere a realizar um objetivo, alcançar um resultado. Somente a partir de um objetivo definido é possível planejar a estrutura de um projeto. E apenas com um objetivo definido é possível determinar a eficácia ou não.
Entendendo a eficiência através da eficácia
A diferenciação entre eficiência e eficácia é uma forma efetiva para entender profundamente os conceitos. Vamos imaginar dois colaboradores de uma empresa que precisam entregar um projeto detalhado para seu gestor.
O primeiro colaborador, ao tomar ciência da tarefa, passa no almoxarifado e pega canetas coloridas, papéis, entre outros itens, além de imprimir fotos coloridas. Com esse material, monta pranchas físicas com os detalhes de cada passo do projeto que idealizou.
Por sua vez, o segundo colaborador, ao saber o que precisa fazer, abre o navegador da internet e faz algumas pesquisas. Usando um editor de fotos, o profissional monta pranchas virtuais que explicam seu projeto. Embora eles tenham percorrido caminhos distintos, ambos realizaram a tarefa.
Contudo, é fácil observar que o primeiro colaborador foi eficaz, ou seja, ele não poupou recursos e tempo para realizar sua tarefa. Já o segundo colaborador foi eficiente, pois chegou ao resultado desejado sem utilizar mais recursos do que o necessário.
No dia a dia de uma empresa, a segunda abordagem tende a ser mais bem vista pela economia de recursos. Porém, ser eficaz também tem seu valor, haja vista que não se economiza esforço para realizar o que é necessário.
É possível ser eficiente sem ser eficaz e vice-versa
Um indivíduo eficiente não se torna automaticamente eficaz e o contrário também se aplica. É possível e relativamente comum que pessoas eficientes não sejam eficazes e vice-versa. Nas empresas isso também acontece, alguns empreendimentos são geridos com foco em ter processos eficientes, mas não eficazes.
Embora a eficiência tenda a ser mais valorizada pela economia que representa, é importante focar nos dois conceitos. A eficiência pode ser vista no planejamento dos processos a serem realizados pela empresa.
Trabalhar de forma estratégica para planejar cada ação e cada passo a ser dado contribui para melhores resultados. Já a eficácia aparece no engajamento da equipe para atingir um objetivo bem definido.
A combinação de planejamento, visando o uso de menos recursos, com a busca incessante pelo objetivo pode ser muito positiva. Empresas que trabalham de forma eficiente e eficaz tornam-se mais bem-sucedidas em suas empreitadas. Mas, para que isso seja possível, é fundamental que os colaboradores sejam direcionados para esse comportamento também.
Como estimular a eficiência dos colaboradores?
A eficiência e a eficácia são bastante importantes para que as empresas caminhem rumo ao sucesso. E como citamos acima, é necessário que os colaboradores estejam nessa sintonia também. Se houver um descompasso entre funcionários e o método de trabalho da companhia, não será possível chegar às respostas esperadas.
O ideal para estimular comportamentos mais eficientes por parte dos colaboradores é adotar medidas de contenção de gastos. Isso não significa dificultar o trabalho e sim criar soluções para reduzir o uso desnecessário de recursos.
Os funcionários, por sua vez, devem ser engajados nesse processo e ajudar no estabelecimento dessas reduções de custos. Além disso, o líder de equipe deve buscar por ideias mais eficientes para realizar as tarefas.
Para aumentar a eficácia no comportamento dos seus colaboradores, o mais indicado é traçar metas reais e claras. Os membros da equipe devem saber exatamente quais são os objetivos pelos quais estão trabalhando. Todos os funcionários da empresa devem se sentir parte do grande projeto corporativo.
Havia um mito de que não se devia dar muitas informações para os colaboradores. Hoje em dia, já se entende que os funcionários devem saber o que a empresa almeja. Qual o crescimento que a organização visa alcançar em um período de três ou cinco anos?
Ter essa resposta contribui para aumentar o senso de eficácia, ou seja, o comprometimento para alcançar os resultados. Ao se sentir integrado ao projeto da companhia, o funcionário pode oferecer mais e ser mais bem aproveitado.
Como ser mais eficiente no trabalho?
Se você é colaborador de uma empresa, confira algumas dicas que vão te ajudar a se tornar um profissional mais eficiente e mais produtivo dentro do ambiente de trabalho.
Seja proativo
Para ser um profissional eficiente, é fundamental que você produza rendimentos ou efeitos, e, para isso, é necessário tomar decisões e ações que gerem esses resultados. Proatividade exige tomar a frente dos planos, pensar em algo inesperado e demonstrar interesse e participação.
Tenha sempre o fim em mente
Sempre que for começar algo, já tenha em mente o resultado que pretende alcançar. Essa é uma forma de não perder a meta de vista, independentemente dos problemas ou obstáculos que venham surgir no meio do caminho.
Tenha prioridades em primeiro lugar
Esse é um hábito muito comum de pessoas eficientes: estabelecer prioridades para as atividades a serem executadas. Organize seu tempo para que consiga fazer tudo que propôs durante o dia.
Invista sempre em suas habilidades
Com o passar do tempo, é muito comum cair na rotina, se acomodar e as habilidades acabarem ficando defasadas. Por isso, é importante investir continuamente em si mesmo e buscar melhorias para a sua carreira.
Sendo assim, procure fazer exercícios físicos para aliviar o estresse. Leia livros, faça um novo curso de capacitação ou atualização profissional, talvez uma nova graduação ou um MBA. Busque formações que possam agregar à sua profissão.
Ficou claro para você o que é eficiência? Quer se tornar um profissional mais eficiente? Uma sugestão é fazer um Curso de Coaching, para potencializar suas habilidades e trazer resultados extraordinários para sua vida pessoal e profissional!
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Imagem: cmgirl / Shutterstock
Sobre o autor: José Roberto Marques é referência em Desenvolvimento Humano. Dedicou mais de 30 anos a fim de um propósito, o de fazer com que o ser humano seja capaz de atingir o seu Potencial Infinito! Para isso ele fundou o IBC, Instituto que é reconhecido internacionalmente. Professor convidado pela Universidade de Ohio e Palestrante da Brazil Conference, na Universidade de Harvard, JRM é responsável pela formação de mais de 50 mil Coaches através do PSC - Professional And Self Coaching, cujo os métodos são comprovados cientificamente através de estudo publicado pela UERJ . Além disso, é autor de mais de 50 livros publicados.
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